KPV świadczy dwa typy audytów:

  1. AUDYT PRAWNY FIRM TRANSPORTOWYCH
  2. AUDYT PROCESÓW LOGISTYCZNYCH, PRAWNYCH, ZAŁADUNKOWYCH ORAZ PROCESÓW UNIERUCHOMIENIA ŁADUNKU

 

AUDYT PRAWNY FIRM TRANSPORTOWYCH

PRAWDA I MITY

Prawdą jest, że firmy transportowe płacą wysokie kary w trakcie kontroli PIP oraz ITD.

Jednak całkowitym mitem jest, że firmy transportowe muszą ponosić te koszty.

Jak ich uniknąć? To bardzo proste. Wystarczy zrealizować Audyt Prawny i wdrożyć procedury naprawcze wskazane przez naszych prawników.

Setki firm objętych naszym audytem prawnym uniknęło kary.


JAKI ZAKRES PRZEDMIOTOWY OBEJMUJE AUDYT?

Audyt obejmuje zakresem dostosowanie firmy transportowej do aktualnie obowiązujących przepisów w zakresie 110 elementów (typów rekordów prawnych) i jest odpowiedzią na procedury kontrolne co najmniej 6 organów kontrolnych, takich jak: 

  • Inspekcja Transportu Drogowego,

  • Państwowa Inspekcja Pracy,

  • Urząd Skarbowy,

  • Urząd Celny,

  • Urząd Dozoru Technicznego,

  • Urząd Marszałkowski,

  • Starostwo Powiatowe,

  • Straż Graniczna,

  • Policja,

  • Urząd Wojewódzki,

  • Biuro Obsługi Transportu Międzynarodowego,

  • Zakład Ubezpieczeń Społecznych,

  • unijne organy kontrolne (odpowiedniki I.T.D.).

INTERDYSCYPLINARNY CHARAKTER AUDYTU

Jak więc może Pan zauważyć, „skanowanie” firmy odbywa się równolegle na kilku płaszczyznach prawnych oraz kilku płaszczyznach natury praktycznej i ma charakter interdyscyplinarny.


Przykładowo:

Skanowanie obejmuje równolegle analizę tej samej części dokumentacji pod kątem zgodności z prawem np.: pracy, cywilnym, skarbowym, administracyjnym, transportowym, gospodarczym, prywatnym międzynarodowym, karnym, ustawy o transporcie drogowym, ustawy o czasie pracy, kilkunastoma rozporządzeniami oraz dyrektywami unijnymi, umowami międzynarodowymi itp.
Wszystkie te obszary muszą się „ze sobą zgrać” i nie mogą się wzajemnie wykluczać (co niestety jest częstą praktyką w większości firm transportowych).

Tak zrealizowany audyt pozwala wyjątkowo skutecznie objąć audytowaną firmę czynnościami chroniącymi ją przed negatywnymi skutkami finansowymi, ale przede wszystkim umożliwia wyeliminować zjawiska, które mogą prowadzić do cofnięcia licencji, wypisów lub wszczęcia postępowania prokuratorskiego wobec członków zarządu.


CELE STAWIANE WOBEC AUDYTU

Wobec audytu stawia się trzy podstawowe cele:

  • Ma wskazać w jaki sposób zmniejszyć koszty stałe prowadzenia transportu

  • Ma wskazać jak zwiększyć ilość wykonywanego transportu w taki sposób, aby jednocześnie mieścił się on w ramach obowiązujących norm

  • Ma wskazać w jaki sposób prowadzić dokumentację, by chronić:
    a) 
    właścicieli firmy przed różnorodnymi skutkami odpowiedzialności – w tym karnej,
    b) 
    osoby zarządzającej transportem w firmie przed różnoraką odpowiedzialnością,
    c) 
    firmę przed utratą:

    – środków finansowych z tytułu kar,
    – uprawnień do wykonywania transportu,
    – dobrego wizerunku na rynku i reputacji.


PROCES WDRAŻANIA PROCEDUR

Każdy audyt skutkuje wprowadzeniem:

a) stałych zaleceń,

b)doraźnych zaleceń i gotowych procedur przystosowanych wprost do wprowadzenia w firmie.

Doświadczenie pokazuje, że wprowadzenie procedur w zaledwie kilku kluczowych obszarach w ogromnym stopniu chroni przewoźnika przed negatywnymi skutkami wyżej wymienionych kontroli.


RAPORT I JEGO ZAKRES

Audyt kończy się sporządzeniem szczegółowego raportu (zazwyczaj około 140 – 200 stron), który wskazuje:

  • obszary najpoważniejszych zagrożeń oraz metodę ich usunięcia,

  • obszary pozostałych zagrożeń oraz metodę ich usunięcia,

  • obszary niezagrożone,

  • obszary ukrytych i niewykorzystanych rezerw w firmie przewoźnika,

  • obszary ukrytych i „podskórnie” stale narastających kosztów stałych, z których przewoźnik nie zdaje sobie sprawy,

  • obszary mogące skutkować potencjalnie likwidacją firmy,

  • obszary mogące potencjalnie skutkować odpowiedzialnością karną.

WERYFIKALNOŚĆ JAKOŚCI AUDYTU


Audytor w odniesieniu do każdej tezy i ustalenia przedstawia podstawę prawną dokonania oceny, a ponieważ przewoźnik otrzymuje obszerny raport na piśmie, toteż może wielokrotnie powrócić do lektury raportu i systematycznie wdrażać procedury zapoznając się na bieżąco z treścią podstawy prawnej proponowanej rewitalizacji firmy.

ROZWIĄZANIE KONKRETNYCH PROBLEMÓW

Niebywałą zaletą realizacji audytu jest okoliczność, że dodatkowo stanowi on niezwykle praktyczną formę szkolenia dla właścicieli, pracowników, spedytorów, dyspozytorów, pilotów i kierowców oraz poszczególnych działów firmy. Ma on charakter bardzo praktyczny a nieteoretycznych abstrakcyjnych rozwiązań. Odnosi się on do konkretnych problemów występujących „w tej” konkretnej firmie i rozwiązuje je.

KIERUNKOWSKAZ DLA WŁAŚCICIELI I ZARZĄDCÓW

Audyt dla właścicieli oraz osób zarządzających jest formą „kierunkowskazu” wskazującego głęboko ukryte zagrożenia oraz pożądane dla firmy kierunki prac i rozwoju.

BARDZO OPŁACALNA INWESTYCJA

Należy ponadto ocenić, że inwestycja w audyt bez względu na jego początkowy koszt – finalnie co najmniej zwraca się przewoźnikowi, a w perspektywie czasu wielokrotnie na siebie zarabia. Przewoźnik musi oczywiście spełnić wymóg wdrożenia procedur we wspomnianych (zazwyczaj) sześciu obszarach funkcjonowania firmy.

Audytor dokonuje w siedzibie przewoźnika kompleksowej analizy dokumentacji oraz stosowanych procedur, na podstawie czego sporządza wykaz uchybień oraz propozycji ich naprawy.

Audytor z przeprowadzonego audytu sporządza protokół określając zagrożenia i łączną wysokość kar za poszczególne rodzaje uchybień wynikających z taryfikatora stosowanego przez ITD oraz sugeruje wdrożenie skutecznych procedur ochronnych. 

OFERTA AUDYTU JEST ADRESOWANA BEZPOŚREDNIO DO WSZYSTKICH WŁAŚCICIELI FIRM, KTÓRZY:

Nie chcą ponosić różnorodnych „kosztów” kontroli np.:

  • ITD: do 15 tys. w trakcie kontroli drogowych w zakresie nieprawidłowości w zakresie uchybień wynikających z rozporządzenia 561/2006/WE, Umowy AETR, Rozporządzenia 3821/85, Ustawy o transporcie drogowym,

  • ITD: do kilkudziesięciu tysięcy w trakcie kontroli na drogach np.: z tytułu przeładowania pojazdów itp.,

  • ITD: do 30 tys. zł w trakcie jednej kontroli w firmie,

  • ITD: wniosek o cofnięcie licencji,

  • ITD: zawiadomienie do prokuratury o popełnieniu przestępstwa,

  • odpowiedniki ITD w Europie głównie w zakresie nieprawidłowej metodologii stosowania dokumentacji określającej rodzaj aktywności kierowców,

  • ITD: mandaty nakładane na kierowców,

  • Policja  – w identycznym zakresie jak powyżej,

  • Urząd Wojewódzki: 2 x 5000 zł w zakresie dokumentacji ADR,

  • BOTM i Starostwo Powiatowe: po 8000 zł w zakresie zgłoszenia pojazdów oraz do wniosku o cofnięcie licencji w zakresie formy i wysokości zabezpieczeń finansowych,

  • Urząd Marszałkowski w zakresie sprawozdawczości opłat środowiskowych,

  • Państwowa Inspekcja Pracy: do 30 tys. zł oraz postępowanie sądowe za nieprawidłowości w prowadzeniu dokumentacji pracowniczej oraz ewidencji czasu pracy kierowców,

  • Urząd Celny i Urząd Skarbowy: w zakresie nieprawidłowości rozliczania paliwa, biletów, kosztów, księgowania kosztów, sprzedaży paliwa i tak dalej.


KARA TO POZORNIE TYLKO 30 TYS. ZŁ

Koszt jednej kontroli zbiorczej jest ograniczony do 30 tys. zł, ale zakres uchybień spotykanych w wielu firmach transportowych sięga nawet do kilkuset tysięcy złotych. Konsekwencje niewłaściwego zarządzania firmą w obszarze prawa: transportowego, skarbowego, administracyjnego, cywilnego ponosi ZAWSZE właściciel lub osoba zarządzająca firmą transportową – chyba że w wyniku audytu zostają wprowadzone pewne instrumenty obronne – chroniące właściciela lub zarządcę firmy przed oszustwami innych pracowników.
Bezwzględnie najpoważniejszą konsekwencją, jaka może dotknąć każdego właściciela firmy transportowej lub osoby zarządzające transportem w firmie czyli prezesów – pełnomocników itp., jest utrata uprawnień do wykonywania działalności gospodarczej w transporcie. Dla właściciela firmy za pierwszym razem zawsze istnieje szansa na przepisanie firmy powiedzmy na członka rodziny. Natomiast dla osoby zarządzającej cudzym przedsiębiorstwem nie ma żadnej taryfy ulgowej. Ponadto, także właściciel firmy transportowej nie może czuć się komfortowo z uwagi na fakt, że przepisanie firmy na członka rodziny wiąże się z utratą wszelkich korzystnie wynegocjowanych warunków współpracy opartych na stażu współpracy. De facto firma musi rozpoczynać istnienie na rynku w zasadzie „od zera”.)

PRZYSZŁOŚĆ UZALEŻNIONA OD POZIOMU WIEDZY

Przyszłość i stanowiska pracy Prezesów, dyrektorów, pełnomocników, prokurentów firm transportowych, uzależnione są tak naprawdę od nie całkiem uzasadnionej wiary w niesłychanie specjalistyczne przygotowanie własnych pracowników:

– ich dociekliwość, sumienność,
– niezwykle złożoną i elitarną wiedzę oceny złożonych przepisów (np.: cywilno-prawnych) w kontekście zupełnie innych przepisów (np.: skarbowych), a te z kolei w kontekście jeszcze innych przepisów (np.: administracyjnych), a te z kolei w kontekście jeszcze innych przepisów (np.: karnych) a to wszytko naraz w kontekście przepisów „transportowych”.

SZTUKA BEZPIECZNEGO ZARZĄDZANIA FIRMĄ TRANSPORTOWĄ

Cała sztuka zarządzania transportem polega na tym, żeby znać i potrafić zastosować przepisy w stosownym KONTEKŚCIE. 


Każdy zatrudniony prawnik, a także znaczna część zwykłych pracowników potrafi sporządzić umowę spedycji, przewozu, dzierżawy pojazdów, zatrudnienia kierowców, hurtowego zakupu paliwa itp., ale praktycznie nikt nie zwraca uwagi na poważne kolizje pomiędzy tymi przepisami. Duża część rozwiązań wydających się pozornie całkowicie prawidłowych w kontekście uregulowań kodeksu cywilnego jest w jawnej kolizji z zapisami z innych przepisów.
Najważniejsze jest, aby zrozumieć, że w Polsce istnieje wręcz minimalna ilość specjalistów potrafiących właściwie zarządzać i administrować obszarem prawnym firmy transportowej.

NIE „POD DYWAN”
Oferta audytu jest skierowana do tych wszystkich, którzy chcą prowadzić firmę naprawdę profesjonalnie i nie lubią „zamiatania problemów pod dywan” i okłamywania samych siebie, że wszystko w ich firmie jest w porządku.

NIE IDEALNIE ALE CO NAJMNIEJ BEZPIECZNIE

Należy pamiętać, że prawdopodobnie nie ma firmy transportowej prowadzonej idealnie, ale też nie ma takiej potrzeby. Wystarczy, aby poprawić narosłe nieprawidłowości i z „czystą kartą” nauczyć się przestrzegania kilku podstawowych zasad bezpieczeństwa. Nie ma potrzeby doszukiwania się absurdalnego ideału, ale koniecznie przewoźnik musi stosować procedury bezpieczne.

KALKULACJA KOSZTU AUDYTU 

Koszt audytu jest uzależniony głównie od wielkości firmy wyrażonej w ilości kierowców zatrudnionych na przestrzeni ostatnich 5 lat, ponieważ jest to okres, w którym kontrolą może zostać objęta firma transportowa (poza wykresówkami, które są kontrolowane na przestrzeni jedynie 12 miesięcy licząc dzień do dnia). Tak więc w trakcie kontroli nie są objęci analizą wyłącznie kierowcy aktualnie zatrudnieni, ale także kierowcy (i ich dokumentacja), których w przedsiębiorstwie transportowym z różnych przyczyn od dawna już nie ma.

W ramach audytu, z uwagi na ogromną złożoność zagadnienia audytem, musi być objęta dosłownie każda teczka dokumentacji kierowcy i dokumentacji pracowniczej. Dzieje się tak dlatego, że błędy w zapisach np.: umów o pracę będą skutkowały poważnym ograniczeniem możliwości wykorzystywania normy czasu jazdy przez kierowcę lub znaczącym zwiększeniem kosztów stałych firmy (wyrażonych w okresie rozliczeniowym).

Warto pamiętać, że wymagania wobec zawartości i treści dokumentacji ulegają zmianie średnio 2 razy do roku. Tak więc w ramach audytu należy dokonać aktualizacji dokumentacji nie tylko w odniesieniu do aktualnie obowiązującego stanu prawnego, ale także w stosunku do stanu prawnego obowiązującego w poszczególnych przedziałach czasowych, bo tak wygląda później kontrola i ocena przedmiotowej dokumentacji. W zależności, więc od podanej wartości aktualnie zatrudnionych kierowców oraz średniego rocznego współczynnika rotacji kierowców, Kancelaria Prawna Viggen sp.j. dokonuje każdorazowo indywidualnej kalkulacji usługi audytu.

Zgodnie z tym przedział cenowy za audyt prawny w przedsiębiorstwie transportowym może się mieścić np.: w kwocie od 5000.00 – 40 000.00 zł. W każdej jednak firmie cena audytu ustalana jest indywidualnie.