Kancelaria Prawna Viggen informuje, że z dniem 1 grudnia 2025 r. zaczął obowiązywać pakiet nowych rozporządzeń wykonawczych do ustawy z 20 marca 2025 r. o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom na terytorium RP. Ustawa ta funkcjonuje od 1 czerwca 2025 r., natomiast dopiero od grudnia br. zastępuje dotychczasowe akty wykonawcze, porządkując i gruntownie zmieniając zasady legalizacji pracy cudzoziemców w Polsce.
Nowe rozporządzenia znacząco modyfikują procedury składania oświadczeń o powierzeniu pracy, rozszerzają i precyzują katalog przypadków pracy bez zezwolenia, aktualizują wymagania dokumentacyjne oraz, co bardzo istotne wprowadzają wyższe opłaty za zezwolenia na pracę i oświadczenia.
Zmiany obejmują cztery kluczowe akty prawne:
- Rozporządzenie MRPiPS z 20 listopada 2025 r. w sprawie szczególnych przypadków, w których cudzoziemiec może wykonywać pracę bez zezwolenia lub oświadczenia (Dz.U. 2025 poz. 1620).
- Rozporządzenie MRPiPS z 20 listopada 2025 r. w sprawie wysokości opłat (Dz.U. 2025 poz. 1622).
- Rozporządzenie MRPiPS z 21 listopada 2025 r. w sprawie państw objętych procedurą oświadczeniową oraz zasad dotyczących zezwoleń sezonowych (Dz.U. 2025 poz. 1617).
- Rozporządzenie MRPiPS z 20 listopada 2025 r. w sprawie dokumentów wymaganych przy zezwoleniach i oświadczeniach (Dz.U. 2025 poz. 1629).
Poniżej przedstawiamy kompleksową analizę najważniejszych zmian, ich skutków oraz obowiązków pracodawców.
Od dnia 1 grudnia 2025 r. zaczęło obowiązywać nowe rozporządzenie wykonawcze, które szczegółowo określa przypadki, w których cudzoziemiec posiadając legalny tytuł pobytowy może wykonywać pracę w Polsce bez konieczności uzyskiwania zezwolenia na pracę ani oświadczenia o powierzeniu pracy. Regulacja ta ma charakter całościowy: z jednej strony porządkuje dotychczasowy, rozproszony katalog wyjątków, a z drugiej wprowadza zupełnie nowe, precyzyjne kryteria oraz limity czasowe, które eliminują dotychczasowe wątpliwości interpretacyjne.
Nowe przepisy mają szczególne znaczenie dla pracodawców z sektorów wymagających krótkookresowego lub wyspecjalizowanego wsparcia cudzoziemców, ponieważ po raz pierwszy wprowadzają jasne, jednoznaczne i praktyczne zasady, pozwalające na ocenę, kiedy zatrudnienie jest możliwe bez dodatkowych formalności. W regulacji wskazano szeroki katalog zawodów, sytuacji i czynności, w których możliwe jest legalne wykonywanie pracy w Polsce, o ile spełnione zostaną określone warunki.
1. Praca nauczycieli prowadzących zajęcia w językach obcych
Rozporządzenie szczegółowo opisuje, którzy nauczyciele mogą pracować bez zezwolenia oraz w jakiego rodzaju placówkach. Regulacja odwołuje się bezpośrednio do przepisów Prawa oświatowego, wprowadzając jednoznaczność co do statusu nauczycieli zatrudnianych w szkołach międzynarodowych, dwujęzycznych oraz w placówkach prowadzących zajęcia w językach obcych. Dzięki temu odpada dotychczasowa niepewność, czy nauczyciele językowi każdorazowo wymagają zezwolenia.
2. Dziennikarze zagraniczni akredytowani przy Ministerstwie Spraw Zagranicznych
Dotychczasowe przepisy nie wskazywały, czy sam fakt pracy jako korespondent zagraniczny uprawnia do wykonywania pracy bez zezwolenia. Nowe przepisy doprecyzowują, że dziennikarz legitymujący się ważną akredytacją MSZ może wykonywać czynności zawodowe bez konieczności uzyskania zezwolenia, co znacząco ułatwia działalność zagranicznych mediów w Polsce.
3. Specjaliści delegowani w związku z międzynarodowymi programami zbrojeniowymi
Nowością jest bardzo precyzyjny opis sytuacji, w których cudzoziemiec wykonujący zadania związane z programami zbrojeniowymi może pracować w Polsce bez zezwolenia. Chodzi tu zarówno o wdrażanie, jak i obsługę programów, na podstawie umów zawartych przez Rzeczpospolitą Polską. W praktyce oznacza to, że inżynierowie, technicy, konsultanci czy eksperci związani z tymi projektami otrzymują jasną podstawę prawną do czasowego świadczenia pracy bez dodatkowych formalności.
4. Działalność artystyczna, muzyczna, sceniczna i audiowizualna – limit 30 dni
Po raz pierwszy wyraźnie określono, że cudzoziemcy wykonujący prace artystyczne w tym aktorzy, muzycy, tancerze, operatorzy, realizatorzy dźwięku i światła mogą wykonywać pracę do 30 dni w roku kalendarzowym bez zezwolenia. Jest to przełomowe rozwiązanie dla branż kreatywnych, w których praca ma często charakter projektowy, krótkookresowy i incydentalny.
5. Okazjonalne wykłady, referaty i prezentacje również z limitem 30 dni
Świadczenie usług edukacyjnych i eksperckich zostało zdefiniowane w sposób szczegółowy: cudzoziemiec może prowadzić wykład, szkolenie, prezentację lub wystąpienie publiczne nie dłużej niż przez 30 dni w roku. Dotyczy to m.in. ekspertów branżowych, naukowców, trenerów biznesowych i specjalistów, którzy często występują jednorazowo lub cyklicznie w ramach projektów szkoleniowych.
6. Delegowanie pracowników zagranicznych na okres do 3 miesięcy
Nowe przepisy szczegółowo opisują sytuacje, w których delegowanie pracownika na krótkie okresy (do 3 miesięcy rocznie) może odbywać się bez zezwolenia. Wymieniono konkretne rodzaje prac, takie jak:
- montaż i instalacja urządzeń,
- ich odbiór techniczny,
- szkolenie z obsługi,
- montaż i demontaż stoisk targowych.
Po raz pierwszy katalog ten ma charakter zamknięty, co usuwa dotychczasową niepewność, jakie czynności stanowią delegowanie techniczne bez konieczności ubiegania się o zezwolenie na pracę.
7. Szczególne zasady dla sportowców i osób delegowanych przez organizacje sportowe
Wprowadzono limit 30 dni rocznie dla sportowców zatrudnianych przez polskie kluby oraz doprecyzowano zasady pracy osób delegowanych przez międzynarodowe organizacje sportowe w związku z wydarzeniami sportowymi. Oznacza to, że zawodnicy uczestniczący w turniejach, zgrupowaniach, obozach lub wydarzeniach organizowanych w Polsce mogą legalnie wykonywać swoje czynności bez dodatkowych formalności w ściśle określonych warunkach.
8. Praca studentów, doktorantów, absolwentów i uczestników programów badawczych
Rozporządzenie doprecyzowuje, że praca bez zezwolenia dotyczy również cudzoziemców:
- będących uczestnikami studiów doktoranckich,
- będących studentami stacjonarnymi,
- będących absolwentami polskich uczelni lub szkół ponadpodstawowych,
- uczestniczących w rządowych programach staży i wymian naukowych.
Przepisy te mają na celu wspieranie integracji studentów i młodych naukowców z polskim rynkiem pracy oraz zwiększenie atrakcyjności polskich uczelni.
9. Zawody medyczne w tym nowo dodani fizjoterapeuci i farmaceuci
Katalog zawodów medycznych objętych możliwością pracy bez zezwolenia został poszerzony o fizjoterapeutów i farmaceutów. Jednocześnie podkreślono, że każda osoba wykonująca zawód medyczny musi posiadać polskie prawo do wykonywania zawodu, zgodnie z obowiązującymi przepisami regulującymi daną profesję.
Wprowadzone doprecyzowania mają ogromne znaczenie praktyczne dla pracodawców. Z nowych regulacji najbardziej skorzystają:
- szkoły, uczelnie i instytucje edukacyjne, zatrudniające nauczycieli i wykładowców,
- branża artystyczna i produkcje audiowizualne, gdzie praca ma głównie charakter projektowy,
- organizacje sportowe i kluby, korzystające z krótkoterminowego wsparcia zawodników lub ekspertów,
- branża technologiczna i przemysłowa, delegująca specjalistów technicznych,
- sektor medyczny, szczególnie w kontekście braków kadrowych,
- media zagraniczne prowadzące działalność w Polsce,
- instytucje badawcze i naukowe, współpracujące z doktorantami i naukowcami.
Nowe przepisy czynią system bardziej transparentnym, przewidywalnym i przyjaznym dla pracodawców, jednocześnie eliminując dotychczasowe niejednoznaczności, które skutkowały rozbieżnościami w interpretacjach urzędów.
Procedura oświadczeń o powierzeniu pracy cudzoziemcowi od lat stanowi jeden z najważniejszych i najpowszechniej stosowanych mechanizmów legalizacji pracy w Polsce. Jest to instrument wyjątkowo atrakcyjny dla pracodawców, zwłaszcza w sektorach, które charakteryzują się dużą rotacją pracowników, sezonowością oraz nagłymi potrzebami kadrowymi m.in. w rolnictwie, transporcie, logistyce, produkcji, gastronomii czy usługach.
Dotychczas system ten obejmował obywateli sześciu państw, co pozwalało na szerokie korzystanie z uproszczonego trybu zatrudniania. Jednak od 1 grudnia 2025 r., wraz z wejściem w życie nowego rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej, następuje istotne zawężenie katalogu państw, których obywatele mogą pracować w Polsce na podstawie oświadczenia.
Zgodnie z nowymi przepisami, oświadczenia o powierzeniu pracy cudzoziemcowi mogą być rejestrowane wyłącznie dla obywateli czterech państw:
- Republiki Armenii,
- Republiki Białorusi,
- Republiki Mołdawii,
- Ukrainy.
Oznacza to, że z dotychczasowej listy wykreślono Gruzję, która przez ostatnie lata należała do grupy państw najczęściej korzystających z uproszczonej procedury oświadczeniowej.
Decyzja o usunięciu obywateli Gruzji z listy państw objętych procedurą oświadczeniową ma charakter systemowy i wiąże się z ogólną reformą zasad powierzania pracy cudzoziemcom. Ustawodawca dąży do ograniczenia uproszczonych form zatrudnienia na rzecz bardziej kontrolowanych i bardziej sformalizowanych procedur, takich jak zezwolenia na pracę typu A.
W praktyce oznacza to, że:
- obowiązujący dotychczas model zatrudniania Gruzinów w sektorach sezonowych i usługowych zostanie istotnie ograniczony,
- pracodawcy będą musieli przejść na bardziej wymagającą procedurę uzyskiwania zezwoleń na pracę,
- proces zatrudniania wydłuży się, a koszty formalne wzrosną (nowe opłaty od 1 grudnia wynoszą 400 zł za oświadczenie i 200–800 zł za zezwolenie, w zależności od okresu i charakteru pracy),
- zmniejszy się elastyczność kadrowa w przedsiębiorstwach korzystających
- z intensywnego wsparcia cudzoziemców, w tym w rolnictwie, gastronomii, hotelarstwie, budownictwie, usługach sprzątających czy centrach logistycznych.
Ustawodawca przewidział jednak istotne ułatwienie, łagodzące skutki wprowadzonej zmiany. Zgodnie z przepisem przejściowym:
Obywatel Gruzji, którego oświadczenie zostało wpisane do ewidencji oświadczeń przed 1 grudnia 2025 r., może kontynuować pracę do upływu ważności tego oświadczenia, bez konieczności ubiegania się o zezwolenie na pracę.
Oznacza to, że:
- nie ma obowiązku skrócenia zaplanowanej pracy lub rozwiązania umowy,
- pracodawca nie musi podejmować dodatkowych działań w trakcie trwania zatrudnienia,
- zmiana dotyczy wyłącznie nowych oświadczeń składanych po 1 grudnia 2025 r.
Po wygaśnięciu aktualnych oświadczeń jedyną możliwością dalszego zatrudnienia obywateli Gruzji będzie procedura uzyskania zezwolenia na pracę.
Wprowadzone ograniczenia są znaczące nie tylko z perspektywy prawnej, lecz także ekonomicznej.
- Gruzini stanowili w ostatnich latach jedną z istotniejszych grup pracowników w sektorach o najwyższej rotacji, szczególnie w gastronomii, hotelarstwie, handlu i produkcji lekkiej.
- Ograniczenie uproszczonego dostępu do rynku pracy może spowodować niedobory kadrowe, zwłaszcza w miesiącach sezonowego wzrostu zapotrzebowania (rolnictwo, turystyka, logistyka przedświąteczna).
- Przedsiębiorcy będą musieli szybciej planować działania kadrowe i przewidywać czas oczekiwania na zezwolenie na pracę.
- Może wzrosnąć zainteresowanie pracownikami z Mołdawii i Armenii, którzy pozostają na liście państw objętych procedurą oświadczeniową.
Reforma ta wpisuje się w szerszą politykę porządkowania rynku pracy i zwiększania kontroli nad napływem cudzoziemców, jednak równocześnie stanowi duże wyzwanie praktyczne dla wielu pracodawców.
Wraz z wejściem w życie nowych rozporządzeń od 1 grudnia 2025 r. zmianie ulega jeden z kluczowych elementów procedur związanych z powierzaniem pracy cudzoziemcom wysokość opłat administracyjnych. Jest to jedna z najbardziej zauważalnych i odczuwalnych zmian dla przedsiębiorców, ponieważ bezpośrednio wpływa na koszty funkcjonowania firm zatrudniających obywateli państw trzecich.
Największą zmianą, mającą natychmiastowy wpływ na pracodawców korzystających z procedury uproszczonej, jest podwyższenie opłaty za rejestrację oświadczenia o powierzeniu pracy cudzoziemcowi z 100 zł do 400 zł.
Zmiana ta oznacza aż czterokrotny wzrost kosztu, co w przypadku firm zatrudniających wielu cudzoziemców stanowi wyraźne obciążenie finansowe.
Ustawodawca wyraźnie wprowadził przepis przejściowy nowa opłata obowiązuje wyłącznie w sprawach wszczętych po 1 grudnia 2025 r., co oznacza, że oświadczenia złożone wcześniej zostaną rozpatrzone według starych zasad.
W praktyce pracodawcy, którzy do tej pory rejestrowali oświadczenia cyklicznie (np. w usługach, logistyce czy rolnictwie), muszą liczyć się z istotnym wzrostem kosztów bieżącej obsługi kadrowej.
Podwyżki objęły również opłaty za uzyskanie zezwoleń na pracę, które pozostają podstawową formą legalizacji pracy cudzoziemców w wielu sektorach gospodarki. Od 1 grudnia 2025 r. obowiązują następujące stawki:
- 200 zł – gdy zezwolenie obejmuje okres do 3 miesięcy,
- 400 zł – gdy okres pracy przekracza 3 miesiące,
- 800 zł – gdy podmiot zamierza delegować cudzoziemca do Polski,
- 100 zł – w przypadku zezwoleń na pracę sezonową.
Nowe stawki mają charakter bardziej zróżnicowany i dostosowany do rodzaju oraz czasu trwania pracy. Poza kwestiami fiskalnymi, celem ustawodawcy jest również uporządkowanie systemu i zapewnienie większej adekwatności opłaty do charakteru danej procedury.
Wzrost opłat administracyjnych należy postrzegać zarówno w kontekście kosztów jednostkowych, jak i skali działalności przedsiębiorstwa:
- dla firm zatrudniających pojedynczych cudzoziemców zmiana będzie odczuwalna, ale nie rewolucyjna,
- natomiast w branżach opartych na pracy sezonowej lub w firmach korzystających z dużych zespołów pracowników zagranicznych koszty te mogą wzrosnąć wielokrotnie.
Przykładowo, w przedsiębiorstwie zatrudniającym jednorazowo 50 cudzoziemców w procedurze oświadczeniowej, koszt administracyjny wzrośnie z 5 000 zł do 20 000 zł.
Zmiany te wymuszają:
- aktualizację planów kadrowych i kosztorysów,
- większą ostrożność przy planowaniu naborów sezonowych,
- bardziej precyzyjne planowanie długoterminowej strategii zatrudniania cudzoziemców.
Warto podkreślić, że wzrost opłat jest jednym z elementów szeroko zakrojonej reformy, której celem jest m.in.:
- ograniczenie nadużyć w procedurze uproszczonej,
- podniesienie jakości procesów legalizacyjnych,
- zwiększenie kontroli nad rynkiem pracy cudzoziemców.
Choć celem ustawodawcy jest uszczelnienie systemu, dla pracodawców oznacza to realny wzrost obciążeń finansowych, które już od grudnia 2025 r. staną się nowym standardem w procesach legalizacji zatrudnienia.
Jedną z kluczowych zmian, które zaczynają obowiązywać od 1 grudnia 2025 r., jest wejście w życie rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 20 listopada 2025 r. określającego dokładny, zamknięty katalog dokumentów, jakie pracodawca musi dołączyć do:
- oświadczenia o powierzeniu pracy cudzoziemcowi, oraz
- wniosku o wydanie zezwolenia na pracę.
Rozporządzenie to ma szczególne znaczenie praktyczne, ponieważ po raz pierwszy wprowadza jednolite, ogólnopolskie zasady kompletowania dokumentacji, likwidując wieloletni problem rozbieżnych interpretacji pomiędzy różnymi urzędami pracy i urzędami wojewódzkimi. Dotychczas to, jakie dokumenty należało dołączyć, bywało uzależnione od praktyki konkretnego urzędu, co prowadziło do nieprzewidywalności procedur i opóźnień. Nowe przepisy mają tę sytuację uporządkować.
Dokumenty wymagane do oświadczenia o powierzeniu pracy cudzoziemcowi
Zgodnie z nowymi regulacjami pracodawca ma obowiązek dołączyć do oświadczenia m.in.:
1. Cyfrowe odwzorowanie wszystkich wypełnionych stron dokumentu podróży cudzoziemca
Obowiązek ten obejmuje wszystkie opisane strony paszportu – nie tylko dane osobowe, ale również np. adnotacje czy wizy. Jeżeli cudzoziemiec nie posiada ważnego dokumentu podróży (a nie ma możliwości jego uzyskania), pracodawca może przedstawić inny ważny dokument potwierdzający tożsamość.
Wprowadzenie tego wymogu eliminuje wcześniejsze wątpliwości dotyczące zakresu stron, które należy skanować.
2. Dokument potwierdzający uzgodnienie skierowania – w przypadku pracy poprzez agencję zatrudnienia
Jeżeli pracę ma wykonywać cudzoziemiec kierowany do pracodawcy użytkownika przez agencję pracy tymczasowej, konieczne jest załączenie dokumentu potwierdzającego zawarcie uzgodnień pomiędzy stronami. To rozwiązanie wzmacnia transparentność rynku pracy tymczasowej i ma ograniczać nadużycia.
3. Dokumenty potwierdzające kwalifikacje – dla zawodów regulowanych
W przypadku zawodów, w których kwalifikacje są określone przepisami (np. medycznych, technicznych, pedagogicznych), do wniosku należy dołączyć dowody spełnienia formalnych wymogów.
Co istotne, jeżeli na danym etapie nie jest możliwe przedstawienie dokumentów pracodawca może złożyć oświadczenie, że cudzoziemiec uzupełni je po wpisaniu oświadczenia do ewidencji.
4. Dowód wniesienia opłaty
Opłata musi jednoznacznie wskazywać, jakiego cudzoziemca dotyczy, co ma wyeliminować błędy w płatnościach i późniejsze odrzucenia dokumentacji.
Tłumaczenia przysięgłe
Każdy dokument sporządzony w języku obcym, poza dokumentem podróży, musi być dołączony razem z tłumaczeniem przysięgłym na język polski. Jest to jeden z najważniejszych elementów nowej regulacji, dotychczas urzędy różnie interpretowały ten obowiązek.
Dokumenty wymagane do wniosku o zezwolenie na pracę
Zakres dokumentacji jest szerszy i może różnić się w zależności od rodzaju zezwolenia. W szczególności wymagane będą:
1. Cyfrowe odwzorowanie dokumentu podróży lub innego dokumentu tożsamości
Zakres jak przy oświadczeniu, kompletny skan wszystkich opisanych stron.
2. Umowa przy przedłużaniu zezwolenia sezonowego
W przypadku wniosków o przedłużenie zezwolenia na pracę sezonową konieczne jest załączenie ważnej umowy z cudzoziemcem. To zmiana, która ma uniemożliwiać przedłużanie zezwoleń bez faktycznego zatrudnienia.
3. Potwierdzenie wniesienia opłaty
Dokument powinien jednoznacznie identyfikować cudzoziemca, co wyeliminuje dotychczasowe pomyłki, takie jak łączenie jednej wpłaty z kilkoma wnioskami.
4. Dokumenty potwierdzające kwalifikacje
Dotyczy zawodów regulowanych i sytuacji, w których przepisy wymagają określonych kompetencji lub zezwoleń zawodowych.
5. Inne dokumenty – zależne od sytuacji faktycznej
Np. dokumenty potwierdzające delegowanie, zakwaterowanie, zgodę pracodawcy użytkownika przy pracy tymczasowej jeśli ich przedstawienie wynika z przepisów prawa lub konkretnej sytuacji cudzoziemca.
Forma załączania dokumentów
Dokumenty papierowe można załączać w formie cyfrowych odwzorowań (skanów). Urzędnicy mogą jednak zażądać przedstawienia oryginałów do wglądu, co oznacza, że pracodawcy muszą dbać o poprawną archiwizację dokumentacji.
Nowe rozporządzenie wprowadza pierwszy tak dokładnie opisany katalog dokumentów. Jego cel jest wieloaspektowy:
- uporządkowanie procedur i wyeliminowanie rozbieżności w działaniach urzędów,
- przyspieszenie procesów legalizacyjnych dzięki ustandaryzowaniu dokumentacji,
- zwiększenie bezpieczeństwa prawnego pracodawców, którzy dotychczas niejednokrotnie spotykali się z różnymi wymaganiami w zależności od urzędu,
- ułatwienie kontroli przeprowadzanych przez PIP, Straż Graniczną i ZUS dzięki ujednoliconym zasadom kompletowania akt.
Dla pracodawców oznacza to konieczność starannego przygotowywania dokumentacji oraz zapewnienia, że wszystkie załączniki są kompletne i zgodne z wymogami formalnymi jednak w zamian procedura powinna stać się bardziej przewidywalna i mniej obciążona niejasnościami.
Jednym z filarów reformy systemu legalizacji pracy cudzoziemców jest konsekwentna digitalizacja wszystkich procedur administracyjnych. Już od 1 czerwca 2025 r., na mocy ustawy o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom, wszelkie wnioski dotyczące zezwoleń na pracę oraz oświadczeń o powierzeniu pracy są składane wyłącznie w formie elektronicznej, za pośrednictwem platformy praca.gov.pl.
Nowe rozporządzenia, które zaczynają obowiązywać 1 grudnia 2025 r., potwierdzają ten kierunek zmian i dodatkowo go wzmacniają, precyzując wymagania dotyczące formy przekazywania dokumentów. Oznacza to, że cała komunikacja pomiędzy pracodawcą a organami administracji pracy zarówno składanie wniosków, uzupełnienia, jak i załączanie dowodów i oświadczeń odbywa się w środowisku cyfrowym.
W praktyce elektronizacja ma kilka istotnych konsekwencji:
- jednoznaczny obowiązek posługiwania się dokumentami elektronicznymi lub cyfrowymi odwzorowaniami dokumentów papierowych, co eliminuje wcześniejsze niejasności, czy skany są wystarczające,
- przyspieszenie procedur, ponieważ urzędy otrzymują komplet dokumentów w formie czytelnej i uporządkowanej,
- zwiększenie transparentności – każda czynność w sprawie pozostawia ślad w systemie, co ułatwia kontrolę przebiegu postępowania,
- zmniejszenie ryzyka zagubienia dokumentów, co wcześniej stanowiło częsty problem w procedurach papierowych,
- ułatwienie komunikacji dla pracodawców, zwłaszcza tych wykonujących liczne procedury legalizacyjne.
Digitalizacja wpisuje się w szerszą filozofię uproszczenia i ujednolicenia procedur, a jednocześnie podnosi odpowiedzialność pracodawców za to, aby wszystkie załączniki były w odpowiednim formacie i jakości. Warto już teraz wdrożyć wewnętrzne procedury kancelaryjne i kadrowe, które zapewnią, że dane gromadzone będą zgodnie z nowymi standardami.
Przepisy przejściowe – kto może kontynuować pracę na dotychczasowych zasadach i jak długo?
Wejście w życie nowych rozporządzeń oznacza istotne zmiany zarówno dla pracodawców, jak i dla cudzoziemców, jednak prawodawca przewidział mechanizmy przejściowe mające złagodzić skutki reformy. Przepisy przejściowe zawarte w nowych aktach wykonawczych wskazują precyzyjnie, w jakich sytuacjach możliwe jest dalsze wykonywanie pracy na warunkach dotychczas obowiązujących oraz jak długo takie rozwiązanie jest dopuszczalne.
Kontynuacja pracy na podstawie dawnych wyjątków maksymalnie 6 miesięcy.
Cudzoziemcy, którzy wykonywali pracę na podstawie zwolnień wynikających z rozporządzenia z 2015 r., a których sytuacja nie mieści się już w zakresie nowych wyjątków, mogą kontynuować zatrudnienie nie dłużej niż przez 6 miesięcy od dnia 1 grudnia 2025 r.
Jest to czas przeznaczony na dostosowanie się do nowych przepisów zarówno dla pracodawców, którzy muszą złożyć wnioski o zezwolenie lub oświadczenie, jak i dla samych cudzoziemców, którzy muszą potwierdzić swoje kwalifikacje lub dostosować status pobytowy.
Kontynuacja pracy przez obywateli Gruzji do końca ważności złożonych oświadczeń
Osobny przepis przejściowy dotyczy obywateli Gruzji, którzy od 1 grudnia 2025 r. nie będą już objęci systemem oświadczeń o powierzeniu pracy. Ustawodawca dopuścił jednak, aby wszystkie oświadczenia wpisane do ewidencji przed tą datą pozostały ważne aż do upływu okresu, na który zostały pierwotnie wystawione.
Oznacza to, że pracodawcy nie muszą składać nowych wniosków ani podejmować dodatkowych działań praca może być kontynuowana legalnie, ale wyłącznie w ramach terminu wskazanego w zarejestrowanym oświadczeniu.
Przepisy przejściowe mają charakter ochronny, ale wyznaczają bardzo konkretne obowiązki po stronie pracodawców. Kluczowe znaczenie ma rzetelna analiza wszystkich zatrudnionych cudzoziemców, zwłaszcza tych:
- wykonujących pracę na podstawie wcześniejszych wyjątków,
- zatrudnionych w zawodach regulowanych,
- pracujących na podstawie oświadczeń rejestrowanych przed 1 grudnia 2025 r.,
- pochodzących z krajów, które wypadły z katalogu państw uprawnionych do procedury oświadczeniowej (przede wszystkim Gruzja).
W praktyce konieczne jest możliwie szybkie sprawdzenie, czy wykonanie pracy po 1 grudnia 2025 r. wymaga:
- złożenia nowego wniosku o zezwolenie na pracę,
- zmiany podstawy wykonywania pracy,
- uzupełnienia dokumentów zgodnie z nowym katalogiem,
- dostosowania warunków zatrudnienia, aby nie doszło do naruszenia przepisów ustawy.
Brak właściwej analizy może skutkować poważnymi konsekwencjami, w tym odpowiedzialnością administracyjną i finansową pracodawcy.
Co powinni zrobić pracodawcy? praktyczne wskazówki i obowiązki wynikające z nowych przepisów
Wejście w życie nowych rozporządzeń oraz pełne dostosowanie systemu legalizacji pracy cudzoziemców do ustawy obowiązującej od 1 czerwca 2025 r. oznacza dla pracodawców konieczność podjęcia szeregu działań przygotowawczych, dostosowawczych i kontrolnych. Zmiany mają charakter kompleksowy obejmują zarówno kwestie formalne, finansowe, dokumentacyjne, jak i organizacyjne. Dlatego tak istotne jest, aby każdy podmiot powierzający pracę cudzoziemcom przeprowadził gruntowną analizę swojej sytuacji oraz obowiązujących umów i procedur.
Przede wszystkim pracodawcy powinni dokonać szczegółowego przeglądu wszystkich trwających stosunków pracy i zleceń wykonywanych przez cudzoziemców. W wielu przypadkach będzie konieczne ustalenie, czy dana osoba może nadal wykonywać pracę na dotychczasowych zasadach, czy też ze względu na nowe przepisy konieczne będzie uzyskanie zezwolenia lub zastosowanie innej formy legalizacji zatrudnienia.
Dotyczy to szczególnie:
- osób, które korzystały ze starych wyjątków określonych w rozporządzeniu z 2015 r.,
- cudzoziemców pracujących na podstawie oświadczeń,
- pracowników delegowanych przez zagraniczne podmioty,
- osób wykonujących zawody regulowane,
- obywateli Gruzji, którzy po 1 grudnia 2025 r. nie będą już mogli uzyskiwać nowych oświadczeń.
Brak prawidłowej analizy może doprowadzić do sytuacji, w której cudzoziemiec wykonuje pracę nielegalnie, co wiąże się z poważnymi konsekwencjami dla pracodawcy.
Kolejnym krokiem jest określenie, czy planowane zatrudnienie cudzoziemca powinno odbywać się na podstawie:
- zezwolenia na pracę,
- uproszczonej procedury oświadczeń (dla obywateli Armenii, Białorusi, Mołdawii i Ukrainy),
- jednego z nowych wyjątków określonych w rozporządzeniu, umożliwiających pracę bez zezwolenia,
- czy też innego tytułu legalizacyjnego wynikającego z ustawy.
Nowe rozporządzenia szczegółowo regulują sytuacje, w których cudzoziemiec mający prawo pobytu w Polsce może wykonywać pracę bez uzyskiwania dodatkowych zezwoleń. Pracodawca musi więc ocenić, czy dana osoba mieści się w precyzyjnie wskazanych kategoriach, np. czy jest uczestnikiem programu badawczego, specjalistą oddelegowanym w ramach programu zbrojeniowego, nauczycielem prowadzącym zajęcia w języku obcym, czy artystą.
Wprowadzone zmiany w zakresie opłat mają charakter fundamentalny podwyżki są znaczące, a w przypadku procedury oświadczeniowej wzrost opłaty wynosi aż 300%. Oznacza to konieczność uwzględnienia nowych kosztów w planowaniu zatrudnienia oraz budżetowaniu procesów kadrowych.
Opłaty za zezwolenia również ulegają zmianie, co bezpośrednio wpływa na koszty działów HR, agencji pracy, firm transportowych, produkcyjnych i usługowych.
Nowe rozporządzenie w sprawie dokumentów wprowadza jednolity katalog załączników, który musi zostać bezwzględnie przestrzegany.
Pracodawcy powinni:
- zweryfikować kompletność dokumentów posiadanych dla obecnych pracowników,
- dostosować swoje wzory umów, pełnomocnictw i oświadczeń,
- zapewnić tłumaczenia przysięgłe wszystkich dokumentów obcojęzycznych,
- przygotować wewnętrzne procedury archiwizacji i wysyłania dokumentów w formie elektronicznej.
W praktyce oznacza to konieczność aktualizacji całych systemów obiegu dokumentów w firmie.
Z uwagi na elektronizację procedur wszystkie działania związane z legalizacją pracy muszą odbywać się poprzez portal praca.gov.pl. Wymaga to:
- przeszkolenia pracowników działów HR,
- wdrożenia polityk bezpieczeństwa danych,
- uporządkowania sposobu komunikacji z urzędami wojewódzkimi i urzędami pracy,
- dostosowania organizacji pracy do wymogów elektronicznych terminów i form wniosków.
Mając na uwadze skalę zmian i ich istotne znaczenie dla legalności zatrudnienia cudzoziemców, rekomendujemy przeprowadzenie kompleksowego audytu wszystkich trwających oraz planowanych procesów kadrowych w przedsiębiorstwie.
Audyt powinien obejmować:
- analizę statusu pobytowego każdej zatrudnionej osoby,
- ocenę poprawności i ważności dokumentów legalizacyjnych,
- identyfikację ryzyk związanych z przepisami przejściowymi,
- dostosowanie wewnętrznych procedur do nowych wymogów dokumentacyjnych i elektronicznych,
- przygotowanie planu działania na kolejne miesiące, aby zapewnić ciągłość legalnego zatrudnienia.
Nasza Kancelaria pozostaje do pełnej dyspozycji przedsiębiorców, oferując wsparcie zarówno doradcze, jak i operacyjne od audytu, przez przygotowanie dokumentów, aż po reprezentację przed urzędami.
Wejście w życie nowych rozporządzeń z dniem 1 grudnia 2025 r. stanowi jeden z najbardziej znaczących momentów w systemie prawnym dotyczącym zatrudniania cudzoziemców w ostatnich latach. Reforma ma charakter kompleksowy i systemowy nie ogranicza się jedynie do podwyższenia opłat czy wprowadzenia nowej listy państw objętych procedurą oświadczeniową. Dotyka ona fundamentów całego procesu powierzania pracy cudzoziemcom w Polsce: od szczegółowych zmian proceduralnych, przez nowe obowiązki dokumentacyjne, aż po doprecyzowanie katalogu wyjątków umożliwiających legalne wykonywanie pracy bez konieczności uzyskania zezwolenia.
Zmiany te mają bezpośredni wpływ na codzienną działalność przedsiębiorców. Pracodawcy muszą na nowo przeanalizować status wszystkich zatrudnionych cudzoziemców, sprawdzić, czy dotychczas stosowane formy powierzania pracy pozostają zgodne z prawem, a także odpowiednio przygotować swoją organizację na podwyższone opłaty oraz zwiększony formalizm dokumentacyjny. Szczególnego znaczenia nabiera również właściwe wdrożenie pełnej elektronizacji procesu, co wymaga przeszkolenia personelu i dostosowania procedur wewnętrznych.
W tym kontekście istotne jest, aby przedsiębiorcy nie zwlekali z dostosowaniem się do nowych regulacji. W przypadku błędnej interpretacji przepisów lub niedochowania wymogów formalnych istnieje realne ryzyko zakwestionowania legalności pracy cudzoziemców, co może prowadzić do poważnych konsekwencji prawnych, finansowych i organizacyjnych — zarówno dla pracodawcy, jak i dla samych cudzoziemców.
W obliczu tak szerokiej reformy kluczowe jest profesjonalne przygotowanie oraz bieżące monitorowanie wdrażania nowych regulacji. Kancelaria Prawna Viggen oferuje Państwu kompleksową pomoc, obejmującą zarówno działania doradcze, jak i operacyjne. W szczególności zapewniamy:
- audyt zatrudnienia cudzoziemców, pozwalający zidentyfikować potencjalne nieprawidłowości oraz obszary wymagające dostosowania do nowych przepisów;
- prowadzenie postępowań legalizacyjnych przed urzędami wojewódzkimi i powiatowymi urzędami pracy;
- doradztwo w zakresie delegowania i zatrudnienia transgranicznego, w tym obsługę przypadków delegowania z państw trzecich oraz w ramach projektów międzynarodowych;
- reprezentację w sprawach dotyczących odmów, kontroli oraz sporów administracyjnych, w tym przygotowywanie odwołań i skarg.
Na życzenie przygotujemy również indywidualną, szytą na miarę analizę sytuacji dotyczącej Państwa pracowników, wewnętrznych procedur kadrowych oraz przyjętych modeli współpracy z cudzoziemcami. Dzięki temu możliwe staje się nie tylko prawidłowe wdrożenie nowych przepisów, ale także minimalizacja ryzyk i optymalizacja procesów zatrudnienia w przyszłości.
Opracowała
Karolina Grzelec – Kierownik Działu Silnik Prawny
Kancelaria Prawna Viggen Sp. j.