Akta osobowe pracownika zatrudnionego na stanowisku kierowcy

Jednym z podstawowych obowiązków pracodawcy zgodnie z art. 94 pkt 9 lit. a oraz 9 lit. b kodeksu pracy z dnia 26 czerwca 1974 r. ( Dz. U. z 2008 Nr 93 poz. 586 z późn. zm.) jest prowadzenie dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników, które należy przechowywać w warunkach, niezagrażających ich uszkodzeniem lub zniszczeniem.
Nie zastosowanie się przez pracodawcę do powyższego przepisu stanowi wykroczenie przeciwko prawom pracownika, co skutkuje odpowiedzialnością w postaci kary grzywny od 1.000 do 30.000 zł.Wymaganą dokumentację określa rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz.U. Nr 62, poz. 286 z późn.  zm.).
Wyżej opisany obowiązek pracodawcy zatrudniającego kierowcę na podstawie umowy o pracę określa przepis art. 39 l ustawy o transporcie drogowym z dnia 6 września 2001 r.( Dz. U. Nr 125 , poz. 1371 z późn. zm.):
przedsiębiorca lub inny podmiot wykonujący przewóz drogowy jest obowiązany do przechowywania przez cały okres zatrudnienia kierowcy kopii:
-świadectwa kwalifikacji zawodowej
-orzeczenia lekarskie i psychologiczne
-prowadzenia dokumentacji dotyczącej badań lekarskich i psychologicznych
-przekazania kierowcy z chwilą rozwiązania stosunku pracy kopii orzeczeń lekarskich i psychologicznych, świadectwa kwalifikacji zawodowej.
Ustawa o czasie pracy kierowców z dnia 16 kwietnia 2004 r. (Dz. U. Nr 92 , poz. 879 z późn. zm.) w art. 24 nakłada na pracodawcę obowiązek:
-poinformowania kierowców o obowiązujących ich przepisach z zakresu czasu pracy , w sposób przyjęty u danego podmiotu zatrudniającego
-uzyskanie oświadczenia od zatrudnionego (obligatoryjnie na piśmie) o wymiarze zatrudnienia albo o niepozostawianiu w zatrudnieniu u innego pracodawcy.
Poniżej przedstawiam dokumentację , która powinna powinna znajdować się w aktach osobowych pracowników zatrudnionych na stanowisku -kierowcy.
Akta osobowe są prowadzone oddzielnie dla każdego kierowcy i składają się z trzech części :
A- dokumentacja związana w związku z ubieganiem się o pracę:
* wypełniony kwestionariusz osobowy
* świadectwa pracy z poprzednich miejsc pracy lub inne dokumenty potwierdzające okresy zatrudnienia, obejmujące okresy pracy przypadające w roku kalendarzowym, w którym pracownik ubiega się o zatrudnienie
*świadectwo potwierdzające wykształcenie
*kserokopia dowodu osobistego
*kserokopia prawa jazdy
*kserokopia kurs przewóz osób/ rzeczy
*orzeczenie lekarskie
*zaświadczenie lekarskie
*orzeczenie psychologiczne
*zaświadczenie o niekaralności
*kserokopia uprawnienia do przewożenia materiałów niebezpiecznych (ADR)
*kserokopia paszportu
*kserokopia karty kierowcy
B- dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia:
*umowa o pracę
*informacja dotycząca warunków zatrudnienia ( art. 29 par. 3 )
*pisemne potwierdzenie zapoznania się z treścią regulaminu pracy
*zaświadczenie o ukończeniu wymaganego szkolenia w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy
* świadczenie pracownika będącego rodzicem lub opiekunem dziecka o zamiarze lub o braku zamiaru korzystania z uprawnień określonych w przepisach wymienionych w art. 1891 Kodeksu pracy
*dokumenty dotyczące powierzenia pracownikowi mienia z obowiązkiem zwrotu albo do wyliczenia się
*dokumenty związane z podnoszeniem przez pracownika kwalifikacji zawodowych
*wnioski pracownika dotyczące ustalenia indywidualnego rozkładu jego czasu pracy (art. 142 Kodeksu pracy), stosowania do niego systemu skróconego tygodnia pracy (art. 143 Kodeksu pracy), a także stosowania do niego systemu czasu pracy, w którym praca jest świadczona wyłącznie w piątki, soboty, niedziele i święta (art. 144 Kodeksu pracy)
*oświadczenie pracownika o zapoznaniu się z przepisami o równym traktowaniu
*umowa o zakazie konkurencji, jeżeli strony zawarły w okresie pozostawania w stosunku pracy
*orzeczenia lekarskie wydane w związku z przeprowadzonymi badaniami okresowymi i kontrolnymi
*oświadczenie kierowcy o zapoznaniu z ustawą o czasie pracy kierowcy oraz rozporządzeniem WE 561/2006
*oświadczenie o niekaralności
*oświadczenie pracownika o poinformowaniu pracodawcy o utracie ważności prawa jazdy lub całkowitej utraty uprawnienia do kierowania pojazdem
*oświadczenie dotyczące sprawdzenia przeglądu pojazdu oraz urządzenia rejestrującego czas pracy kierowcy
*oświadczenie pracownika o zapoznaniu się z ryzykiem zawodowym
*oświadczenie -zakaz używania butli gazowych
*oświadczenie -odpowiedzialność za zniszczenie , uszkodzenie lub ukrycie wykresówek/ plików cyfrowych
C – dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia, w tym:
*oświadczenie o wypowiedzeniu lub rozwiązaniu umowy o pracę
*dotyczące żądania wydania świadectwa pracy (art. 97 § 11 Kodeksu pracy) oraz związane z niewypłaceniem pracownikowi ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy (art. 171 § 3 Kodeksu pracy)
*kopię wydanego pracownikowi świadectwa pracy
*potwierdzenie dokonania czynności związanych z zajęciem wynagrodzenia za pracę w związku z prowadzonym postępowaniem egzekucyjnym (art. 884 § 2 Kodeksu postępowania cywilnego)
*umowę o zakazie konkurencji po rozwiązaniu stosunku pracy, jeżeli strony zawarły taką umowę
*orzeczenia lekarskie wydane w związku z przeprowadzonymi badaniami okresowymi po rozwiązaniu stosunku pracy.
Dokumenty znajdujące się w poszczególnych częściach akt osobowych powinny być ułożone w porządku chronologicznym oraz ponumerowane; każda z tych części powinna zawierać pełny wykaz znajdujących się w nich dokumentów.
Kolejny artykuł z tego zakresu tematycznego, będzie dotyczył stricte dokumentacji kierowcy wykonującego przewozy na rzecz przedsiębiorcy – tzw. „teczka kierowcy”.