Już w najbliższych tygodniach zacznie obowiązywać Krajowy System e-Faktur (KSeF) – jedna z najistotniejszych reform podatkowych ostatnich lat, wprowadzająca obowiązkowy, jednolity system wystawiania, odbierania i przechowywania faktur w Polsce.
Zmiany te będą miały realny wpływ na codzienne funkcjonowanie przedsiębiorstw, ich systemy księgowe, obieg dokumentów oraz odpowiedzialność podatkową kadry zarządzającej. Brak odpowiedniego przygotowania może prowadzić do paraliżu procesów sprzedażowych, błędów formalnych oraz ryzyk podatkowych.
Poniżej przedstawiamy kluczowe informacje przekazane przez Dyrektora Departamentu Analiz Krajowej Administracji Skarbowej w Ministerstwie Finansów, wraz z komentarzem praktycznym Kancelarii Prawnej Viggen.
KSeF to centralny system teleinformatyczny prowadzony przez Ministerstwo Finansów, który umożliwia:
- wystawianie faktur ustrukturyzowanych,
- odbieranie faktur od kontrahentów,
- przechowywanie dokumentów przez administrację skarbową przez okres 10 lat.
W praktyce oznacza to odejście od dotychczasowych modeli fakturowania (PDF, papier) na rzecz jednego obowiązkowego standardu, nadzorowanego przez organy skarbowe.
Z punktu widzenia przedsiębiorców system oferuje wymierne usprawnienia, w szczególności:
- brak konieczności drukowania i archiwizowania faktur,
- stały dostęp do faktur przez 10 lat bez prowadzenia własnych archiwów,
- szybszą wymianę danych pomiędzy kontrahentami,
- skrócenie podstawowego terminu zwrotu VAT z 60 do 40 dni.
Należy jednak podkreślić, że korzyści te pojawią się wyłącznie przy prawidłowym i zgodnym z prawem wdrożeniu systemu.
Od kiedy KSeF będzie obowiązkowy?
Ustawodawca przewidział etapowe wdrożenie obowiązku:
- od 1 lutego 2026 r. – dla podatników, których wartość sprzedaży w 2024 r. przekroczyła 200 mln zł,
- od 1 kwietnia 2026 r. – dla pozostałych podatników.
Wyjątek dla najmniejszych przedsiębiorców
Podatnicy mogą nadal wystawiać faktury papierowe lub elektroniczne, jeżeli miesięczna sprzedaż brutto udokumentowana tymi fakturami nie przekracza 10 000 zł.
Dla tej grupy obowiązek KSeF powstanie od 1 stycznia 2027 r.
Niezalenie od powyższych terminów, wszyscy podatnicy muszą być gotowi do odbioru faktur w KSeF już od lutego 2026 r., nawet jeśli sami jeszcze nie wystawiają faktur ustrukturyzowanych.
Wdrożenie KSeF to nie tylko kwestia techniczna, ale także proces organizacyjno-prawny, który powinien zostać przeprowadzony z wyprzedzeniem.
Krajowy System e-Faktur to zmiana nieunikniona. Firmy, które zignorują etap przygotowawczy, narażają się na chaos organizacyjny, błędy formalne i ryzyka podatkowe. Te, które podejdą do wdrożenia strategicznie – zyskają bezpieczeństwo i przewagę operacyjną.
Przygotowała:
Anna Nieć-Mrzygłód - Dyrektor Generalna KPV