Każdy pracodawca ma obowiązek prowadzania ewidencji czasu pracy dla pracownika bez względu na to, czy jest on zatrudniony na pełny wymiar etatu czy na jego część.
Ustawodawca w przepisie art. 149 par. 1 kodeksu pracy określił cel prowadzenia ewidencji -prawidłowe ustalenie wynagrodzenia i innych świadczeń związanych z pracą oraz możliwość kontrolowania przestrzegania czasu pracy.
Przepisy prawa nie określają formy jej prowadzenia, tzn. czy w papierowej czy elektronicznej, a także nie jest określony jej wzór (każdy pracodawca dostosowuje do potrzeb firmy), ale ma być sporządzana osobno dla każdego pracownika i powinna obejmować zgodnie z par. 8 pkt 1 Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki w szczególności:
– pracę w niedziele i święta
– w porze nocnej
– w godzinach nadliczbowych
– praca w dni wolne od pracy
– dyżury
– urlopy
– zwolnienie od pracy
– inne usprawiedliwione i nieusprawiedliwione nieobecności w pracy.
Obowiązek dokumentowania czasu pracy kierowców zatrudnionych na umowę o pracę wynika wprost z przepisu art. 25 par. 1 ustawy o czasie pracy kierowców, który określa formę jej prowadzenia : zapisów na wykresówkach, wydruków danych z karty kierowcy i tachografu cyfrowego, plików pobranych z karty kierowcy i tachografu cyfrowego, innych dokumentów potwierdzających czas pracy i rodzaj wykonywanej czynności oraz rejestrów opracowanych na ich podstawie. Powyższe dokumenty rejestrują czas pracy kierowcy: czas jazdy, pracę inną, dyspozycyjność, przerwy oraz odpoczynek i na tej podstawie pracodawca ustala ilość godzin przepracowanych przez pracownika, czy w związku z tym nie przysługuje mu prawo do należności z tytułu godzin nadliczbowych, za pracę w porze nocnej.
To, że przedsiębiorcy często mają trudności prowadzenia ewidencji dla kierowców z przyczyn technicznych, np. jeżeli kierowca jest w trasie kilka dni a nawet tygodni, nie jest przyczyną zwalniającą od jej sporządzania. Stanowisko Głównego Inspektoratu Pracy jest jasne- pracodawca jest zobowiązany do prowadzenia ewidencji czasu pracy kierowców niezależnie od stosowanego systemu czasu pracy i sposobu wynagradzania za godziny nadliczbowe i za pracę w porze nocnej. Na podstawie sporządzonej omawianej dokumentacji wyliczane jest wynagrodzenie kierowcy, które ma obejmować wszystkie składniki tzn. wynagrodzenie zasadnicze oraz dodatki z tytułu nadgodzin, pracy w porze nocnej, dyżury, premię oraz uwzględniać urlopy czy zwolnienia chorobowe.
Kierowca ma również prawo do wglądu sporządzonej ewidencji do 3 lat po zakończeniu okresu nią objętego. Trafna jest interpretacja Głównego Inspektora Pracy i Głównego Inspektora Transportu Drogowego, że wykładnia celowościowa i funkcjonalna wskazuje, że ewidencja czasu pracy powinna być udostępniona w takiej formie, aby była możliwa do odczytania przez wnioskodawcę -kierowcę.
Należy pamiętać, że wykresówki oraz wydruki z plików cyfrowych przedsiębiorstwo przechowuje w porządku chronologicznym oraz czytelnej formie, przez co najmniej rok po ich użyciu oraz wydaje ich kopie zainteresowanym kierowcom, na ich wniosek. Zgodnie z art. 14 ust. 2 Rozporządzenie Rady (EWG) nr 3821/85 przedsiębiorstwo wydaje także zainteresowanym kierowcom na ich wniosek kopie danych wczytanych z kart kierowców oraz ich wydruki na papierze.
Dokumentowanie rzeczywistego czasu pracy w poszczególnych dniach i tygodniach ma nie tylko znaczenie dla pracodawcy i pracownika, ale również dla organów państwowych m.in. Państwowej Inspekcji Pracy, Inspekcji Transportu Drogowego, Zakładu Ubezpieczeń Społecznych.Brak prowadzenia ewidencji czasu pracy jest naruszeniem przeciwko prawom pracownika, co wprost stanowi przepis art. 281. pkt 5 i 6 kodeksu pracy. Inspektor pracy może nałożyć karę grzywny wysokości do 2 000 zł lub w charakterze oskarżyciela publicznego wystąpić przed sądem grodzkim o nałożenie kary grzywny do wysokości 30 000 zł.
Nie ulegała wątpliwości fakt, że jeżeli kierowca ma nieprawidłowo obliczone wynagrodzenie i z tego tytułu nie otrzymał należnych świadczeń może rozwiązać umowę o pracę bez zachowania okresu wypowiedzenia lub wystąpić do Sądu Pracy o zapłatę należności. Zdaniem Sądu Najwyższego prowadzenie ewidencji czasu pracy jest obowiązkiem pracodawcy, który skutkuje tym, że w razie sporu, to pracodawcę obciąża obowiązek udowodnienia rzeczywistego czasu pracy pracownika z uwzględnieniem godzin nadliczbowych, ponadto konsekwencją jej braku może w konkretnej spornej sytuacji być to, że sąd da wiarę zapiskom pracownika lub zeznaniom świadków w tym zakresie.
Ewidencji czasu pracy nie wolno fałszować, ponieważ przestępstwem jest wystawienie przez osobę dokumentu, która poświadcza w nim nieprawdę co do okoliczności mającej znaczenie prawne. Za czyn karalny określony w art. 271 par. 1 kodeksu karnego sprawca podlega karze pozbawienia wolności od 3 miesięcy do lat 5, w przypadku mniejszej wagi, podlega grzywnie albo karze ograniczenia wolności. Natomiast zgodnie z art. 218 par. 1 kodeksu karnego, kto wykonując czynności w sprawach z zakresu prawa pracy i ubezpieczeń społecznych, złośliwie lub uporczywie narusza prawa pracownika wynikające ze stosunku pracy lub ubezpieczenia społecznego, podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat 2. Jeżeli osoba zobowiązana orzeczeniem sądu do wypłaty wynagrodzenia za pracę lub innego świadczenia ze stosunku pracy, obowiązku tego nie wykonuje podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat 3.
Co to oznacza? Przedsiębiorca nie spełnia wymogów określonych w licencji, ponieważ został skazany za przestępstwa umyślne dotyczące naruszenia warunków pracy i płacy, co reguluje art. 5 ust. 3 pkt 1 lit. b ustawy o transporcie drogowym. W takim przypadku organ wydający licencję- starosta właściwy dla siedziby przedsiębiorcy wydaje decyzje o cofnięciu licencji.
autor Karolina Kruczek
Kancelaria Prawna Viggen
Opracowano na podstawie:
- Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (Dz.U. Nr 24 poz. 141 ze zm.)
-
Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz. U. nr 62, poz. 286 ze zm.)
-
Ustawa o czasie pracy kierowców z dnia 16 kwietnia 2004 r. (Dz.U. Nr 92, poz. 879 ze zm.)
- Stanowisko Głównego Inspektoratu pracy z dnia 31 grudnia 2009 r. w sprawie ewidencji czasu pracy kierowców (GPP-459-4560-53/09/PE/RP)
- Rozporządzenie Rady (EWG) nr 3821/85 z dnia 20 grudnia 1985 r. w sprawie urządzeń rejestrujących stosowanych w transporcie drogowym z dnia 1985-12-20 (Dz.Urz.UE.L 1985 Nr 370, str. 8)
-
Postanowienie Sądu Najwyższego – Izba Pracy, Ubezpieczeń Społecznych i Spraw Publicznych z dnia 22 stycznia 2008, II PK 242/07
- Wyr. SN z 23.11.2001r., II PKN 678/00, OSNP 2003, Nr 22, poz. 538
- Ustawa kodeks karny z dnia 6 czerwca 1997 r. ( Dz.U. Nr 88, poz. 553 ze zm.)
- Ustawa o transporcie drogowym z dnia 6 września 2001r. ( Dz.U. Nr 125, poz. 1371 ze zm.)
http://kancelariaprawnaviggen.pl//news/19/40/Obowiazek-przewoznika-ewidencjonowanie-czasu-pracy-kierowcow/