W kwietniu bieżącego roku minie rok, kiedy został dodany przepis art. 2 pkt 7 do ustawy z dnia 16 kwietnia 2004 r. o czasie pracy kierowców (Dz. U. Nr 92 poz. 879 z późn. zm.), określający pojęcie podróży służbowej kierowcy. podróż służbowa – każde zadanie służbowe polegające na wykonywaniu, na polecenie pracodawcy przewozu drogowego poza miejscowość siedziby pracodawcy, na rzecz którego kierowca wykonuje swoje obowiązki, oraz inne miejsce prowadzenia działalności przez pracodawcę, w szczególności filie, przedstawicielstwa i oddziały, a także wyjazdu poza omawianą miejscowość w celu wykonania przewozu drogowego. Dodatkowo w omawianej ustawie dodano art. 21a. kierowcy w podróży służbowej, przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z wykonywaniem tego zadania służbowego, ustalane na zasadach określonych w przepisach art. 77 5§ 3-5 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy. Zgodnie z art. 77 5 § 1 kodeksu pracy pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową. W ten sposób ustawodawca uregulował kwestię, która od wielu lat budziła wątpliwości: czy kierowca jest w podróży służbowej i czy przysługują mu się z tego tytułu diety i inne należności? Nie ulega wątpliwości, że kierowca, który wykonuje pracę zarówno w kraju jak i poza granicami Polski jest w nietypowej podróży służbowej. Dlaczego? Podróż służbowa to realizacja poleceń pracodawcy, polegających na kompleksie zachowań pracownika związanych z przemieszczaniem się i wykonywaniem pracy poza siedzibą pracodawcy lub miejscem świadczenia pracy. Na czynności te składa się podróż, wykonywanie pracy, a częściowo przebywanie bez wykonywania pracy poza miejscem stałej pracy ( dr Arkadiusza Sobczyk „Podróż służbowa” Monitor Prawa Pracy Nr 8/2004). Jako typowa podróż służbowa nazywana także „delegacją”, rozumie się wykonywanie określonych przez pracodawcę zadań poza miejscowością stanowiącą siedzibę pracodawcy lub poza stałym miejscem pracy, w terminie i miejscu wskazanym przez podmiot zatrudniający. Typowa podróż służbowa charakteryzuje się tym, że jest odbywana : 1) poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałym miejscem pracy, 2) na polecenie pracodawcy 3) w celu wykonania określonego przez pracodawcę zadania. Wszystkie te cechy muszą wystąpić łącznie, a brak jednej z nich wyklucza zakwalifikowanie pracy świadczonej przez pracownika na rzecz pracodawcy jako podróży służbowej ( wyrok SN – Izba Pracy, Ubezpieczeń Społecznych i Spraw Publicznych z dnia 22 lutego 2008 r. I PK 208/2007). Rozważając powyższe cechy typowej podróży służbowej, należy dostrzec, że ma ona określony schemat: 1. wyjazd w celu wykonania zadania służbowego 2. wykonanie zadania służbowego 3. powrót. Podróż służbowa charakteryzuje się tym, że pracownik ma wykonać polecenie „odrębne”, zatem te które nie reguluje umowa o pracę. Kierowca wykonuje nietypową podróż służbową, ponieważ dla niego jest to rodzaj wykonywanej pracy, realizuje on zakres swoich codziennych obowiązków, , np. rozwożenie towaru po całej Polsce lub przewóz autobusem wycieczki do Włoch. Dlatego nie jest to „ typowa podróż służbowa”, lecz wykonywanie zwykłej pracy w charakterze kierowcy. Jak słusznie zauważył Sąd Najwyższy (…) trudno uznać, że zadaniem służbowym będzie wykonywanie zwykłych czynności pracowniczych, tylko z tego względu, że odbywają się one poza ustalonym miejscem świadczenia pracy – chyba że zmiana miejsca wykonywania pracy będzie wynikała z doraźnych potrzeb pracodawcy i będzie z góry określony czas trwania tej zmiany”( wyrok z dnia 22 lutego 2008 r. I PK 208/2007). W innym wyroku Sąd Najwyższy wyraził pogląd „(…) w przypadku kierowców warunki odbywania podróży służbowej są szczególne, co przemawia za inną ich kwalifikacją. Podróż kierowcy nie może być ujmowana w znaczeniu „dojazdu” czy „powrotu”. Czas kierowania pojazdem w tym przypadku jest czasem pracy. W pojęciu „typowej„ podróży służbowej nie mieści się stałe pokonywanie przestrzeni w związku z wykonywaniem pracowniczych czynności prowadzenia różnych środków komunikacji. W takim wypadku wyjazd środkiem lokomocji z miejsca jego stałego postoju nie ma na celu dojazdu do „właściwego” miejsca wykonywania obowiązków pracowniczych, lecz jest rozpoczęciem godzin normalnej pracy( wyrok z dnia 19 luty 2007 r. I PK 232/06). Reasumując: nie ulega wątpliwości, że kierowca ma prawo do należności z tytułu podróży służbowej od nowelizacji w kwietniu 2010 r. ustawy o czasie pracy kierowców, ale czy powinien otrzymywać ryczałt za nocleg, jeżeli dzienny oraz tygodniowy skrócony odpoczynek wykorzystuje w pojeździe? Należności z tytułu ryczałtu za nocleg określają rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju. Należy zaznaczyć, że powyższe akty normatywne w stosunku do kierowców mają zastosowanie, jeżeli układ zbiorowy pracy, regulamin wynagradzania lub umowa o pracę nie zawierają postanowień dotyczących diet i zwrotu kosztów przejazdów, dojazdów, noclegów oraz innych wydatków( art. 775 § 5 kodeksu pracy). W przypadku, kiedy pracodawca ustala wypłacanie należności z tytułu odbywania podróży służbowej, nie mogą być one niższe niż określone w rozporządzeniach dla sfery budżetowej. Zasady wypłaty należności z tytułu ryczałtów za noclegi określa §7 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju: § 7. 1. Za nocleg w hotelu lub innym obiekcie świadczącym usługi hotelarskie pracownikowi przysługuje zwrot kosztów w wysokości stwierdzonej rachunkiem. 2. Pracownikowi, któremu nie zapewniono bezpłatnego noclegu i który nie przedłożył rachunku, o którym mowa w ust. 1, przysługuje ryczałt za każdy nocleg w wysokości 150% diety. 3. Ryczałt za nocleg przysługuje wówczas, gdy nocleg trwał co najmniej 6 godzin pomiędzy godzinami 21 i 7. 4. Zwrot kosztów noclegu lub ryczałtu za nocleg nie przysługuje za czas przejazdu, a także jeżeli pracodawca uzna, że pracownik ma możliwość codziennego powrotu do miejscowości stałego lub czasowego pobytu. Z komentowanego przepisu wynika, że : – ryczałt za nocleg przysługuje, jeżeli nocleg trwał co najmniej 6 godzin wyłącznie pomiędzy 21 i 7 rano, czyli np. od 22.00 do 4.00 ( 6 godzin, ryczałt już przysługuje) – zwrot kosztów za nocleg w hotelu lub innym obiekcie świadczącym usługi hotelarskie jest na podstawie przedłożonego rachunku – w przypadku braku rachunku za nocleg oraz niezapełnienie bezpłatnego noclegu pracownikowi ryczałt za każdy nocleg przysługuje w wysokości 150 % diety – ryczałt za nocleg nie przysługuje, jeżeli : a) pracownik ma zapewniony bezpłatny nocleg b) za czas przejazdu c) zdaniem pracodawcy, kierowca miał możliwość w każdy dzień nocować w miejscowości stałego lub czasowego pobytu. Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej dotyczące należności z tytułu podróży służbowej za granicą w § 9 reguluje zasady wypłacania należności z tytułu ryczałtu za nocleg: § 9 1. Za nocleg przysługuje pracownikowi zwrot kosztów w wysokości stwierdzonej rachunkiem hotelowym, w granicach ustalonego na ten cel limitu określonego w znaczniku do rozporządzenia.
2. W razie nieprzedłożenia rachunku za nocleg, pracownikowi przysługuje ryczałt w wysokości 25% limitu, o którym mowa w ust. 1. Ryczałt ten nie przysługuje za czas przyjazdu. 3. W uzasadnionych przypadkach pracodawca może wyrazić zgodę na zwrot kosztów za nocleg w hotelu, stwierdzonych rachunkiem, w wysokości przekraczającej limit, o którym mowa w ust. 1. 4. Przepisów ust. 1 i 2 nie stosuje się, jeżeli pracodawca lub strona zagraniczna zapewnia pracownikowi bezpłatny nocleg. Ryczałt za nocleg z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju przysługuje więc: – w wysokości stwierdzonej rachunkiem hotelowym – limit za nocleg uzależniony jest od danego kraju (załącznik do rozporządzenia), jednakże nie oznacza to, że pracodawca nie może wypłacić więcej niż wynosi limit -za nie przedstawienie rachunku należy się ryczałt w wysokości 25% limitu – nie ma określonych sztywnych godzin, kiedy i ile godzin kierowca ma korzystać z noclegu w hotelu – ryczałt za nocleg nie przysługuje: a) za czas dojazdu b) jeżeli pracodawca lub strona zagraniczna zapewnia bezpłatny nocleg. W omawianych rozporządzeniach dotyczących podróży służbowej określono, że ryczałt za nocleg nie przysługuje, jeżeli pracodawca lub strona zagraniczna(w przypadku delegacji poza granicami kraju) zapewnia bezpłatny nocleg. Czy istnieje definicja noclegu oraz wytyczne jakie wymogi ma spełniać pomieszczenie, żeby można określić mianem noclegu? Odpowiedź jest krótka- nie. Można się domyślać, że jest to hotel, motel, pensjonat itp. ale czy może być to kabina kierowcy? W tym celu należy przetoczyć orzecznictwo Sądu Najwyższego: -stworzenie kierowcy przez pracodawcę możliwości spędzania nocy i snu w kabinie samochodu nie oznacza zapewnienia pracownikowi bezpłatnego noclegu w pojęciu § 9 ust. 4 rozporządzenia z 8 maja 2001 r. i z 19 grudnia 2002 r. ( wyrok Sądu Najwyższego – Izba Pracy, Ubezpieczeń Społecznych i Spraw Publicznych z dnia 19 marca 2008 r.I PK 230/2007) – ze względu na długość pokonywanych tras przez kierowców oraz czas trwania podróży nie można przyjąć, że przy każdej przerwie na nocleg pracodawca lub strona zagraniczna zapewniła bezpłatny nocleg. Kabiny samochodów prowadzonych przez powodów nie były wyposażone wystarczająco do należytego wypoczynku nocnego. Nie zapewniano, zatem bezpłatnego noclegu kierowcom, którzy- nocując w niedogodnych warunkach- ponadto osobiście sprawowali nadzór nad samochodem i mieniem pozwanego pracodawcy(…)”(wyrok z dnia 19 luty 2007 r. I PK 232/06). Reasumując: zdaniem Sądu Najwyższego kabina kierowcy nie jest bezpłatnym noclegiem w rozumieniu aktów wykonawczych dotyczących należności z tytułu podróży służbowej. Czy jest to jednak słuszne stanowisko? Należy zauważyć, że przepis art. 8 ust. 8 rozporządzenia (WE) 561/2006 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 15 marca w sprawie harmonizacji niektórych przepisów socjalnych odnoszących się do transportu drogowego oraz zmieniające rozporządzenia Rady (EWG) nr 3821/85 i (WE) 2135/98, jak również uchylające rozporządzenie Rady (EWG) nr 3820/85 (Dz.UrzUEL.2006.102.1 z późn. zm.) stanowi: jeżeli kierowca dokona takiego wyboru, dzienne okresy odpoczynku i skrócone tygodniowe okresy odpoczynku poza bazą można wykorzystywać w pojeździe, o ile posiada on odpowiednie miejsce do spania dla każdego kierowcy i pojazd znajduje się na postoju. Skoro omawiane rozporządzenie Wspólnoty Europejskiej dopuszcza możliwość wykorzystania odpoczynku dziennego oraz skróconego tygodniowego okresu odpoczynku to oznacza, że kabina kierowcy jest pełnowartościowym noclegiem dla kierowcy. Gdyby w kabinie samochodu kierowca nie mógł wykorzystać odpoczynku, ponieważ wg. badań naukowców i doświadczenie( np. statystyka wypadków na drodze spowodowanych przez kierowców, którzy nie wypoczęli w kabinie pojazdu) wskazuje, że nie jest to odpowiednie miejsce gdzie kierowca mógłby odpocząć, to rozporządzenie 561/2006 WE nie dawałoby prawa do wykorzystania odpoczynku właśnie w pojeździe. Wniosek: odpoczynek w kabinie homologowanej, mającej odpowiednie miejsce do spania jest odpoczynkiem pełnowartościowym. Czy związku z tym, można przyjąć, że kierowcy należy się ryczałt za nocleg wykorzystany w kabinie samochodu? Uważam, że skoro rozporządzenia Unii Europejskiej oraz polskie prawodawstwo umożliwia wykorzystywanie dziennych i skróconych tygodniowych okresów odpoczynków w pojeździe, powinno być to równoznaczne z zapewnieniem bezpłatnego noclegu kierowcy, oczywiście po spełnieniu łącznie określonych warunków 1. 1. pojazd powinien spełniać określone wymagania 2. odpoczynek powinien mieć miejsce na parkingu strzeżonym 3. kierowca powinien dokonać takiego wyboru. Postęp techniczny sprawia, że kabiny samochodów są coraz lepiej wyposażone, mając na celu przede wszystkim komfort pracy kierowcy. Często w kabinach są urządzenia, żeby kierowca mógł „poczuć się jak w domu”: oryginalny zbiornik z wodą z kranikiem do umycia rąk np. na 10 litrów, radio samochodowe z odtwarzaczem, telewizor, lodówka, czajnik bezprzewodowy, szafa z półkami na odzież, stolik do przygotowywania posiłków, ogrzewanie postojowe webasto sterowane komputerowo, klimatyzacja postojowa, wygodne homologowane łóżka. Kolejny warunek, jaki powinien być spełniony to odbieranie odpoczynku na parkingu strzeżonym. Dlaczego? Dla komfortu psychicznego kierowcy oraz żeby np. nie obawiał się, że w czasie snu złodzieje ukradną towar znajdujący się w pojeździe. Ostatnim warunkiem jaki powinien być spełniony to decyzja kierowcy, albowiem Rozporządzenie 561/2006 WE mówi wprost w art. 8 ust. 8 – kierowca ma prawo wyboru miejsca wykorzystania odpoczynku, i to on decyduje czy chce go odebrać w wysokiej klasie wyposażonym pojeździe czy też może innym miejscu np. hotelu. Podsumowując: Specyfika zawodu kierowcy polega na tym, że wykonywanie przewozu osób lub rzeczy nierzadko polega na pokonywaniu setek a nawet tysięcy kilometrów w tygodniu nie tylko w Polsce jak i na świecie i nie jest to na pewno typowa podróż służbowa. Ustawodawca nowelizując ustawę o czasie pracy kierowców w kwietniu 2010r. wprowadził pojęcie – podróż służbowa, co oznacza, że pracownik ma prawo do należności z tego tytułu. Nie ulega wątpliwości, że kierowcy, co do zasady wykorzystują dzienny i skrócony tygodniowy okres odpoczynku w pojeździe, dlatego uważam, że kwestia dotycząca ryczałtu za nocleg również powinna być prawnie uregulowana tzn. po spełnieniu określonych trzech warunków, które omówiłam w niniejszym artykule, ryczałt za nocleg nie powinien przysługiwać kierowcy.
Opracowała: Karolina Kruczek – prawnik Kancelarii Prawnej Viggen s.c. www.kancelariaprawnaviggen.pl
———————————————————————————–
Pod poniższym adresem można zapoznać się z opiniami użytkowników na temat programu do automatycznego wykonywania dokumentacji w firmie transportowej: „WIRTUALNY AUDYTOR” http://jazdaprawna.pl/index.php?option=com_content&view=article&id=419:przewonicy-nie-bd-ju-musieli-sami-prowadzi-dokumentacji-firmy-kierowcow-i-pojazdow&catid=46:wazneinformacje&Itemid=73 www.wirtualnyaudytor.pl
http://kancelariaprawnaviggen.pl//news/31/40/Ryczalt-za-nocleg-kiedy-nie-nalezy-sie-kierowcy-NOWE-STANOWISKO/
