W ostatnich miesiącach obserwujemy wyraźny wzrost liczby kontroli prowadzonych w przedsiębiorstwach transportowych. Urzędy Skarbowe (US), Inspekcja Transportu Drogowego (ITD, GITD) oraz Zakład Ubezpieczeń Społecznych (ZUS) coraz intensywniej weryfikują zgodność działalności przewoźników z przepisami krajowymi i unijnymi. Dla wielu firm oznacza to realne ryzyko nałożenia wysokich kar finansowych, a w skrajnych przypadkach – wszczęcia postępowań mogących zagrozić dalszemu prowadzeniu działalności.
RSM w swoim raporcie na 2025 rok wskazuje, że branże o podwyższonym ryzyku – takie jak transport, paliwa czy budownictwo – są szczególnie często objęte kontrolami podatkowymi i audytami. W takich warunkach wykonanie audytu prawnego i organizacyjnego staje się nie tyle opcją, co niemal koniecznością dla stabilnego funkcjonowania.
Audyt prawny w branży transportowej – skuteczna tarcza ochronna
Jednym z najskuteczniejszych sposobów zabezpieczenia firmy przed negatywnymi konsekwencjami kontroli jest przeprowadzenie audytu prawnego w firmie transportowej. Kancelaria Prawna Viggen sp. j., specjalizująca się od lat w obsłudze branży TSL, oferuje kompleksowe audyty prawne oraz prawno–techniczne, które pozwalają:
- wykryć słabe punkty w organizacji firmy,
- wdrożyć skuteczne procedury eliminujące nieprawidłowości,
- obniżyć koszty działalności,
- zwiększyć bezpieczeństwo prawne i operacyjne przedsiębiorstwa.
Audyty Kancelarii Prawnej Viggen obejmują pełne spektrum przepisów prawa polskiego, unijnego i międzynarodowego, w tym m.in.: Ustawę o transporcie drogowym, Rozporządzenie 561/2006 WE, Ustawę o czasie pracy kierowców, Pakiet Mobilności, Rozporządzenie 1071/2009 WE, Kodeks pracy oraz regulacje dotyczące tachografów, zasad delegowania, dokumentów A1, diet i ryczałtów noclegowych.
Audyt jest obszerny i zawiera szczegółową informację na temat zasad i sposobu funkcjonowania spółki transportowej. W trakcie jego realizacji dochodzi do obszernego zbadania stanu i kondycji firmy pod kątem:
- dokumentacji pracowniczej,
- dokumentacji transportowej,
- dokumentacji pojazdów,
- dokumentacji przedsiębiorstwa.
Analiza obejmuje zbadanie dokumentacji w odniesieniu do prawidłowości wykonywanych rozliczeń, co w efekcie pozwala wykazać prawidłowość lub nieprawidłowość zachodzących w spółce procesów.
Audyt pozwala uniknąć zdecydowanej większości kar nakładanych podczas kontroli w firmie czy na drodze, a także roszczeń kierowców przed sądami pracy.
Ponieważ audyt bazuje na dokumentacji konkretnej firmy, kluczowe jest przekazanie pełnego wykazu dokumentów niezbędnych do analizy. Bez tego analiza nie może być gruntowna i wiarygodna.
Praktyczny przykład – co oznacza brak przygotowania do kontroli?
Przykład jednej z firm transportowych pokazuje, jak ogromne znaczenie ma audyt i odpowiednie przygotowanie. Przedsiębiorstwo to zostało poddane kontroli, w której wykazano liczne uchybienia w dokumentacji kierowców, braki w ewidencji czasu pracy oraz nieprawidłowości w rozliczeniach zagranicznych delegacji. Konsekwencją było wszczęcie postępowania o utratę dobrej reputacji przewoźnika, a to w praktyce mogło oznaczać utratę licencji transportowej i faktyczny koniec działalności.
Takie sytuacje są w Polsce coraz częstsze, a ich skala pokazuje, że kontrola to nie tylko kwestia kar finansowych, ale realnego ryzyka zamknięcia przedsiębiorstwa. Audyt prawny pozwala zidentyfikować i naprawić błędy jeszcze przed przyjściem organów, a tym samym stanowi kluczowe narzędzie ochrony firmy.
Dlaczego audyt w firmie transportowej może uchronić firmę przed wysokimi karami i postępowaniami?
- Wykrycie nieprawidłowości w czasie, zanim zrobią to organy – audyt pozwala wychwycić ukryte błędy i niezgodności, które w trakcie kontroli mogą skutkować karami administracyjnymi lub sankcjami podatkowymi.
- Silna argumentacja w ewentualnych postępowaniach – audyt wykonany przez niezależną kancelarię może służyć jako dowód staranności i działań naprawczych.
- Redukcja kosztów ryzyka i stabilność operacyjna – eliminowanie nieprawidłowości zmniejsza ryzyko kar, odsetek i sankcji.
- Budowanie reputacji i wiarygodności – posiadanie audytu i procedur compliance pokazuje kontrahentom i klientom, że firma działa uczciwie i zgodnie z prawem.
Stowarzyszenie „Najlepsza Droga” – dodatkowa ochrona dla przewoźników
Oprócz przeprowadzenia audytu, Kancelaria Prawna Viggen rekomenduje przewoźnikom drogowym dołączenie do Stowarzyszenia „Najlepsza Droga”. Organizacja ta od lat działa na rzecz poprawy warunków funkcjonowania branży TSL w Polsce.
Członkowie stowarzyszenia otrzymują:
- regularne informacje o zmianach w przepisach,
- wsparcie eksperckie i prawnicze,
- pomoc w sytuacjach kryzysowych,
- reprezentację w dialogu z administracją publiczną.
Co istotne, przynależność do stowarzyszenia jest pozytywnie oceniana przez organy administracji w toku postępowań o utratę dobrej reputacji przewoźnika.
W obliczu rosnącej intensywności kontroli w branży transportowej audyt prawny i organizacyjny to inwestycja w bezpieczeństwo firmy. Może on uchronić przedsiębiorstwo przed karami sięgającymi setek tysięcy złotych, a dodatkowo poprawić efektywność i stabilność działalności.
Kancelaria Prawna Viggen sp. j., wspólnie ze Stowarzyszeniem „Najlepsza Droga”, tworzą unikalne zaplecze wiedzy i doświadczenia, które pozwala przedsiębiorcom transportowym nie tylko chronić się przed karami i postępowaniami, lecz także rozwijać działalność w sposób zgodny z prawem i efektywny kosztowo.
Warto działać zawczasu – bo w transporcie pewne jest jedno: kontrola nadejdzie. Pytanie tylko, czy firma będzie na nią gotowa.
Kontakt: (12) 637-24-57
509 982 577
biuro11@viggen.pl
Opracowała
Karolina Grzelec – Kierownik Działu Silnik Prawny
Kancelaria Prawna Viggen sp.j.