Z dniem 1 czerwca 2025 roku weszły w życie zmiany dotyczące zatrudniania cudzoziemców. Ustawa z 20 marca 2025 r. o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, opublikowana 12 maja (Dz.U. 2025, poz. 621), zastąpiła dotychczas funkcjonującą ustawę z 20 kwietnia 2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy. Celem nowych przepisów jest lepsze dostosowanie rynku pracy do rosnącej liczby cudzoziemców oraz wzmocnienie ochrony ich praw pracowniczych.
Jakie zmiany w zatrudnianiu cudzoziemców obowiązują od 1 czerwca 2025?
Ustawa z 20 marca 2025 roku nie ma zastosowania m.in. w przypadku powierzania pracy:
- obywateli państw członkowskich UE i EOG,
- obywateli Wielkiej Brytanii i Irlandii Północnej korzystających z uprawnień wynikających z umowy o wystąpieniu Wielkiej Brytanii z UE,
- wolontariuszy działających zgodnie z przepisami ustawy o działalności pożytku publicznego i wolontariacie z 24 kwietnia 2003 r.
Podstawowe zasady zatrudniania pozostają bez zmian, ale pojawiły się nowe obowiązki
Podstawowe dokumenty umożliwiające podjęcie pracy w Polsce – zezwolenia na pracę, zezwolenia na pracę sezonową oraz oświadczenia o powierzeniu pracy cudzoziemcowi – pozostają w użyciu. Wprowadzono jednak nowe zasady dotyczące nadzoru nad zatrudnianiem obcokrajowców, a także wyższe kary za naruszenia przepisów. Zniesiono natomiast obowiązek przeprowadzania testu rynku pracy.
Pełna elektronizacja procedur zatrudniania cudzoziemców
Docelowo cały proces związany z zatrudnianiem cudzoziemców będzie prowadzony w formie elektronicznej: od złożenia wniosku, poprzez całość korespondencji, aż po wydanie decyzji. Wszystkie dokumenty mają być sporządzane wyłącznie w formie cyfrowej. Przejście na nowy system będzie następować stopniowo — przewidziano dwuletni okres przejściowy, który umożliwi przygotowanie odpowiednich rozwiązań informatycznych.
Nowe obowiązki informacyjne dla pracodawców zatrudniających cudzoziemców
Pracodawcy, którzy zatrudniają cudzoziemców na podstawie zezwoleń na pracę lub oświadczeń, będą musieli przesyłać do odpowiednich organów kopie podpisanych umów, korzystając ze specjalnego systemu teleinformatycznego.
Dodatkowo, w przypadku gdy cudzoziemiec nie podejmie pracy lub zakończy ją wcześniej niż przewidziano w oświadczeniu, pracodawca ma obowiązek zgłoszenia tego faktu, co skutkuje automatycznym unieważnieniem dokumentu.
Pracodawca będzie również zobowiązany do przechowywania dokumentów związanych z zatrudnieniem cudzoziemca przez cały okres pracy oraz przez kolejne dwa lata od końca roku kalendarzowego, w którym wygasł stosunek pracy, chyba że inne przepisy wymagają dłuższego okresu archiwizacji.
Ograniczenia w dostępie do rynku pracy dla niektórych kategorii cudzoziemców
Nowe przepisy ograniczają możliwość zatrudniania osób przebywających w Polsce na podstawie takich tytułów pobytowych jak: pobyt w celach rodzinnych lub towarzyskich, nauka (poza studiami), leczenie, wizy wydane przez inne państwa strefy Schengen czy pobyt bezwizowy.
Ustawa w art. 2 pkt 2 dokładnie określa, co oznacza powierzenie pracy cudzoziemcowi w sposób nielegalny. Obejmuje to m.in.:
- zatrudnienie osoby nielegalnie przebywającej na terytorium Polski,
- zatrudnienie osoby, której podstawa pobytu nie uprawnia do pracy,
- brak wymaganego zezwolenia na pracę lub oświadczenia,
- zatrudnienie na innych warunkach niż określone w dokumentach uprawniających do pracy,
- brak pisemnej umowy o pracę.
Wyższe kary za nielegalne zatrudnianie cudzoziemców
Nowe przepisy przewidują znacznie surowsze sankcje za naruszenia. Wysokość kar finansowych została podwyższona, aby wzmocnić prewencyjny charakter przepisów. Maksymalna grzywna za nielegalne powierzenie pracy wzrosła do 50 000 zł.
Zgodnie z art. 84 ust. 1, kara dla osoby odpowiedzialnej za nielegalne zatrudnienie wynosi od 3 000 zł do 50 000 zł (wcześniej od 1 000 zł do 30 000 zł). Dla czynów popełnionych z premedytacją (art. 84 ust. 3 i 5) kara wynosi od 6 000 zł do 50 000 zł. Identyczną karą objęto przypadki żądania korzyści majątkowych w zamian za działania zmierzające do uzyskania dokumentów uprawniających do pracy (art. 84 ust. 4).
Cudzoziemiec, który podejmuje pracę nielegalnie, podlega grzywnie nie niższej niż 1 000 zł, przy czym maksymalna wysokość kary pozostała bez zmian – do 5 000 zł.
Ustawa wprowadza ponadto ważną zmianę w art. 96 Kodeksu postępowania w sprawach o wykroczenia. Na jej mocy inspektorzy pracy uzyskają uprawnienie do nakładania w postępowaniu mandatowym – w sprawach o czyny określone w art. 84 ustawy o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom na terytorium RP – grzywny w wysokości do 10 000 zł. Wprowadzono także zasadę, że kara będzie ustalana proporcjonalnie do liczby cudzoziemców zatrudnionych nielegalnie przez dany podmiot.
Zatrudnianie cudzoziemców a nowe uprawnienia inspektorów pracy i Straży Granicznej
Ustawa przewiduje rozszerzenie kompetencji Państwowej Inspekcji Pracy i Straży Granicznej. Organy te mogą teraz przeprowadzać kontrole bez wcześniejszego zawiadamiania podmiotu kontrolowanego, co wcześniej wymagało co najmniej 7-dniowego wyprzedzenia.
Ponadto inspektorzy pracy uzyskali uprawnienia do nakładania mandatów karnych do kwoty 10 000 zł w postępowaniach dotyczących wykroczeń z art. 84 nowej ustawy.
Zatrudnianie cudzoziemców – zniesienie testu rynku pracy i wprowadzenie list zawodów chronionych
Istotną zmianą w procedurze legalizacji pracy cudzoziemców jest likwidacja obowiązku przeprowadzania testu rynku pracy. Oznacza to uproszczenie i skrócenie procedur związanych z uzyskaniem zezwolenia na pracę oraz ograniczenie liczby wymaganych dokumentów.
W miejsce testu rynku pracy wprowadzone zostaną listy zawodów deficytowych i chronionych. Tam, gdzie dana profesja znajdzie się na liście zawodów chronionych, urząd nie wyda zezwolenia na pracę, aby chronić miejsca pracy dla obywateli polskich.
Zakres tych list w poszczególnych powiatach będzie zależny m.in. od lokalnej stopy bezrobocia i liczby zwolnień grupowych. Ma to na celu lepsze dostosowanie regulacji do bieżącej sytuacji na rynku pracy oraz większą elastyczność systemu.
Opracowała
Karolina Grzelec – Kierownik Działu Silnik Prawny
Kancelaria Prawna Viggen Sp. j.
