Jako pierwsi obowiązkiem wystawiania faktur w Krajowym Systemie e-Faktur zostali objęci przedsiębiorcy, których wartość sprzedaży wraz z podatkiem przekroczyła w 2024 r. 200 mln zł. Od 1 kwietnia 2026 r. obowiązek ten zostaje rozszerzony i obejmie co do zasady wszystkich pozostałych podatników prowadzących działalność gospodarczą. Wyjątki będą miały charakter przejściowy i dotyczyć będą wyłącznie najmniejszych podmiotów, i to jedynie do końca 2026 r.
Ustawodawca przewidział czasowe odstępstwa dla najmniejszych podmiotów. Mikroprzedsiębiorcy będą mogli do końca 2026 r. wystawiać faktury w formie papierowej lub elektronicznej poza KSeF, pod warunkiem że miesięczna wartość sprzedaży udokumentowanej fakturami nie przekroczy 10 000 zł brutto. W praktyce oznacza to konieczność stałego monitorowania poziomu sprzedaży, ponieważ przekroczenie wskazanego limitu skutkuje natychmiastowym objęciem obowiązkiem korzystania z systemu.
Do limitu 10 000 zł brutto wlicza się wyłącznie te faktury, które co do zasady powinny być wystawiane w KSeF, a więc takie, wobec których nie mają zastosowania żadne wyłączenia ustawowe ani regulacje przejściowe.
Szczególnie istotne jest to, że utrata prawa do wystawiania faktur poza KSeF następuje już w momencie przekroczenia limitu. Faktura, którą przedsiębiorca przekroczy próg 10 000 zł, musi zostać wystawiona w systemie, a wszystkie kolejne dokumenty również będą podlegały temu obowiązkowi. Co więcej, powrót do poprzednich form fakturowania nie będzie już możliwy, co rodzi istotne konsekwencje organizacyjne i techniczne dla działalności gospodarczej.
Równolegle wprowadzono okres przejściowy dotyczący odpowiedzialności za nieprzestrzeganie nowych przepisów. W okresie od 1 lutego do 31 grudnia 2026 r. podatnicy nie będą podlegać sankcjom karno-skarbowym ani karom pieniężnym za niewystawianie faktur w KSeF lub błędy w tym zakresie. Należy jednak podkreślić, że brak sankcji nie oznacza braku obowiązku – przedsiębiorcy powinni wykorzystać ten czas na pełne dostosowanie swoich procesów do nowych regulacji.
Doświadczenia z pierwszych miesięcy funkcjonowania systemu pokazują, że wdrożenie KSeF wiąże się nie tylko z obowiązkami prawnymi, ale również z realnymi wyzwaniami technicznymi. Problemy z dostępem do systemu, uwierzytelnianiem czy zwiększone obciążenie infrastruktury mogą wpływać na bieżące funkcjonowanie firm, zwłaszcza w okresach wzmożonej aktywności użytkowników. W związku z tym kluczowe znaczenie ma odpowiednie przygotowanie zarówno pod względem technologicznym, jak i organizacyjnym.
Istotnym elementem korzystania z KSeF jest również zarządzanie certyfikatami umożliwiającymi uwierzytelnienie i pracę w systemie. Przedsiębiorcy mogą wygenerować do sześciu certyfikatów, co pozwala na elastyczne korzystanie z różnych narzędzi i dostawców oprogramowania, a także zapewnia ciągłość działania w różnych trybach pracy.
Wdrożenie KSeF należy postrzegać jako kompleksową zmianę w funkcjonowaniu przedsiębiorstwa, obejmującą nie tylko sposób wystawiania faktur, ale również procesy księgowe, obieg dokumentów oraz relacje z kontrahentami i organami podatkowymi. Właściwe przygotowanie do tych zmian może znacząco ograniczyć ryzyka operacyjne oraz zapewnić zgodność z obowiązującymi przepisami.
Jeżeli potrzebują Państwo wsparcia w zakresie wdrożenia KSeF, analizy obowiązków lub dostosowania procedur wewnętrznych, zapraszamy do współpracy z naszą Kancelarią. Oferujemy kompleksowe doradztwo podatkowe i prawne, które pozwala bezpiecznie przejść przez proces zmian i skupić się na prowadzeniu działalności gospodarczej.
Zapraszamy do współpracy:
tel.: 509-982-577, 12 637-24-57,
e-mail: biuro11@viggen.pl
tel.: 519-140-984,
e-mail.: jak@viggen.pl
Przygotowała:
Monika Bednarz
Radca Prawny- p.o. kierownika działu procesowego
Kancelaria Prawna Viggen sp.j.