Od 1 lipca 2026 roku w życie wchodzą kolejne przepisy wynikające z Pakietu Mobilności, które obejmą przedsiębiorców wykonujących międzynarodowy zarobkowy przewóz rzeczy pojazdami o dopuszczalnej masie całkowitej przekraczającej 2,5 tony. O czym pisaliśmy: https://kancelariaprawnaviggen.pl/tachografy-w-busach-miedzynarodowych-przypominamy-o-nadchodzacych-zmianach-od-1-lipca-2026-r/ oraz https://jazdaprawna.pl/tachografy-w-busach-miedzynarodowych-przypomnienie-o-nadchodzacych-zmianach-od-1-lipca-2026-roku/ . W praktyce oznacza to, że wiele przedsiębiorstw wykonujących międzynarodowy zarobkowy przewóz rzeczy pojazdami o DMC powyżej 2,5 tony zostanie objętych nowymi obowiązkami związanymi z tachografami inteligentnymi drugiej generacji (G2V2). Dla wielu przedsiębiorców pierwszym skojarzeniem są koszty zakupu urządzeń, ich montażu oraz formalności związane z kartami kierowców i kartami przedsiębiorstwa. To jednak dopiero początek.
Największym wyzwaniem nie będzie sam tachograf. Prawdziwym problemem stanie się prawidłowe zarządzanie ogromną ilością danych, które nowe urządzenia będą generować każdego dnia. Tachograf G2V2 to znacznie więcej niż rejestracja czasu jazdy. Nowoczesne tachografy drugiej generacji automatycznie zapisują informacje dotyczące:
– czasu jazdy i odpoczynku kierowcy,
– przekroczeń granic państw,
– lokalizacji pojazdu,
– operacji załadunku i rozładunku,
– aktywności kierowcy,
– zdarzeń i błędów urządzenia.
Dzięki możliwości zdalnego odczytu danych organy kontrolne mogą szybciej identyfikować nieprawidłowości i kierować do kontroli przedsiębiorstwa o podwyższonym poziomie ryzyka. Dla przewoźników oznacza to konieczność prowadzenia jeszcze bardziej szczegółowej dokumentacji oraz bieżącego monitorowania zgodności z przepisami krajowymi i unijnymi. Każdy nowy tachograf oznacza nie tylko obowiązek rejestracji aktywności kierowcy, ale również konieczność przechowywania danych, prowadzenia ewidencji czasu pracy, monitorowania naruszeń, rozliczania wynagrodzeń oraz przygotowania dokumentacji na potrzeby kontroli ITD, PIP czy zagranicznych organów kontrolnych. To właśnie na tym etapie pojawia się największe ryzyko błędów, nieprawidłowych rozliczeń oraz kosztownych sankcji administracyjnych. Im większa flota i większa liczba kierowców, tym trudniejsze staje się ręczne zarządzanie tymi obowiązkami. W praktyce wielu przewoźników szybko przekonuje się, że sam montaż tachografu jest najprostszą częścią całego procesu dostosowania firmy do nowych wymagań. Sam tachograf nie rozliczy kierowcy, wielu przedsiębiorców skupia się dziś na obowiązku montażu urządzeń, pomijając fakt, że dane z tachografu muszą zostać prawidłowo przetworzone. Każdy dzień pracy kierowcy wymaga później:
– stworzenia ewidencji czasu pracy,
– rozliczenia godzin nocnych,
– rozliczenia dyżurów,
– wyliczenia nadgodzin,
– rozliczenia delegacji,
– ustalenia wynagrodzenia sektorowego,
– weryfikacji naruszeń czasu jazdy i odpoczynków,
– przygotowania dokumentacji na potrzeby kontroli.
Przy kilkunastu lub kilkudziesięciu kierowcach ręczne wykonywanie tych czynności staje się niezwykle czasochłonne i obarczone dużym ryzykiem błędów. Właśnie dlatego coraz więcej firm transportowych decyduje się na pełną automatyzację procesów rozliczeniowych.
PayCore Engine – kompleksowe rozliczanie transportu w jednym systemie
PayCore Engine został stworzony specjalnie dla branży transportowej i odpowiada na realne problemy przewoźników wynikające z obowiązujących regulacji oraz Pakietu Mobilności. System umożliwia bezpośredni import plików DDD z kart kierowców i tachografów cyfrowych wszystkich generacji. Po zaimportowaniu danych automatycznie przekształca je w gotowe rozliczenia, raporty oraz dokumentację kadrowo-płacową. Dzięki temu przedsiębiorca otrzymuje pełną kontrolę nad procesem bez konieczności ręcznego analizowania aktywności kierowców. Automatyczna ewidencja czasu pracy kierowców jest jednym z najważniejszych obowiązków przedsiębiorcy poprzez prawidłowe prowadzenie ewidencji czasu pracy. PayCore Engine automatycznie analizuje dane z tachografów i wylicza:
– rzeczywisty czas pracy,
– pracę w godzinach nocnych,
– nadgodziny 50%,
– nadgodziny 100%,
– dyżury,
– pracę w niedziele i święta,
– średniotygodniowe przekroczenia norm czasu pracy.
System pozwala również na rejestrowanie urlopów, zwolnień lekarskich oraz innych nieobecności, tworząc kompletną dokumentację pracowniczą. Jednym z najbardziej problematycznych obszarów dla firm transportowych pozostaje rozliczanie kierowców wykonujących przewozy międzynarodowe. PayCore Engine automatycznie rozpoznaje rodzaje transportu, takie jak:
– kabotaż,
– cross-trade,
– przewozy bilateralne.
Na tej podstawie system określa, które odcinki podlegają zasadom delegowania i wylicza wynagrodzenie sektorowe zgodnie z wymogami Pakietu Mobilności. Przedsiębiorca otrzymuje gotowe raporty dopłat do wynagrodzeń oraz pełną dokumentację wymaganą przez zagraniczne organy kontrolne.
Nowe tachografy oznaczają większą ilość danych, ale także większą możliwość wykrywania naruszeń.
PayCore Engine pozwala monitorować:
– przekroczenia czasu jazdy,
– skrócone odpoczynki,
– nieprawidłowości związane z obsługą tachografu,
– naruszenia wynikające z rozporządzenia 561/2006,
– potencjalne manipulacje urządzeniami rejestrującymi.
System generuje zarówno raporty indywidualne, jak i zbiorcze dla całej firmy. Dzięki temu przedsiębiorca może reagować na problemy zanim zostaną wykryte podczas kontroli drogowej lub administracyjnej. Ochrona dobrej reputacji przedsiębiorstwa jest także ostatnio bardzo ważnym elementem będącym przedmiotem weryfikacji. Coraz większe znaczenie dla przewoźników ma system oceny ryzyka przedsiębiorstw transportowych. Nadmierna liczba naruszeń może prowadzić do utraty dobrej reputacji, a w konsekwencji nawet do utraty licencji transportowej. PayCore Engine posiada moduł zgodności z KREPTD, który na bieżąco analizuje poziom zagrożenia przedsiębiorstwa i pozwala podejmować działania zapobiegawcze jeszcze przed wystąpieniem poważnych konsekwencji.
W przypadku kontroli liczy się nie tylko prawidłowe rozliczenie kierowcy, ale również szybki dostęp do wymaganych dokumentów.
System umożliwia generowanie:
– ewidencji czasu pracy,
– raportów delegacji,
– raportów przekroczeń granic,
– raportów płac sektorowych,
– raportów naruszeń,
– raportów KREPTD,
– elektronicznych Zaświadczeń Działalności Kierowcy.
Dokumenty mogą być przygotowane w ciągu kilku minut, co znacząco usprawnia obsługę kontroli i ogranicza ryzyko sankcji. 1 lipca 2026 r. zbliża się szybciej, niż się wydaje Wielu przedsiębiorców koncentruje się dziś na obowiązkowym doposażeniu pojazdów w nowe tachografy. Jednak doświadczenie pokazuje, że największe koszty pojawiają się nie podczas montażu urządzeń, lecz później, w wyniku błędów w rozliczeniach, nieprawidłowej ewidencji czasu pracy, problemów z Pakietem Mobilności oraz kar nakładanych podczas kontroli. Dlatego przygotowanie firmy do nowych wymogów powinno obejmować nie tylko flotę pojazdów, ale również procesy administracyjne, kadrowe i płacowe. PayCore Engine pozwala zautomatyzować te procesy, ograniczyć ryzyko błędów, oszczędzić czas pracowników i zapewnić zgodność z dynamicznie zmieniającymi się przepisami transportowymi. Nie czekaj na pierwszą kontrolę. Przygotuj swoją firmę na nowe obowiązki już dziś i wykorzystaj dane z tachografów jako narzędzie do efektywnego zarządzania przedsiębiorstwem, a nie kolejny problem administracyjny. Wychodząc naprzeciw wyzwaniom związanym z nowymi obowiązkami transportowymi, przygotowaliśmy dla przewoźników specjalne warunki wdrożenia systemu PayCore Engine. Dzięki temu przedsiębiorcy mogą sprawnie dostosować swoje procesy do nadchodzących zmian, minimalizując koszty oraz ryzyko organizacyjne.
Link: https://paycoreengine.pl/
Zapraszamy do współpracy:
tel.: 509-982-577, 12 637-24-57,
e-mail: biuro11@viggen.pl
tel.: 519-140-984,
e-mail.: jak@viggen.pl
Przygotowała:
Anna Nieć-Mrzygłód
Dyrektor Generalna
Kancelaria Prawna Viggen sp.j.