W 2025 roku zatrudnianie cudzoziemców to dla wielu firm nie tylko konieczność, ale również szansa na rozwój. W sektorach takich jak transport, produkcja, budownictwo, gastronomia czy hotelarstwo coraz trudniej znaleźć odpowiednią liczbę pracowników, dlatego przedsiębiorcy coraz częściej sięgają po kadrę z zagranicy, m.in. z Filipin, Nepalu, Indii, Bangladeszu, Uzbekistanu czy krajów Ameryki Południowej. Zatrudnianie osób spoza Unii Europejskiej stało się już codzienną praktyką w wielu branżach.
Warto jednak pamiętać, że sama chęć zatrudnienia cudzoziemca nie wystarczy. Proces ten musi odbywać się zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa. Brak dopełnienia formalności może skutkować nie tylko karami finansowymi nawet do 30 000 zł, ale też zakazem dalszego powierzania pracy obcokrajowcom. Wzmożone kontrole Straży Granicznej, Państwowej Inspekcji Pracy oraz ZUS, w połączeniu z coraz bardziej zaawansowanymi narzędziami cyfrowymi (dostęp do rejestrów takich jak ePUAP, PESEL, KRS, SOP, SIS), oznaczają, że każde niedopatrzenie może szybko zostać wykryte.
Wielu pracodawców nieświadomie popełnia błędy, które później mają poważne konsekwencje – zatrudniają osoby bez ważnych dokumentów pobytowych, podpisują umowy zanim zostanie wydane zezwolenie na pracę, błędnie deklarują warunki zatrudnienia (np. stanowisko, wynagrodzenie, miejsce pracy), zapominają o terminowym zgłoszeniu do ZUS czy nieprawidłowo delegują pracowników do innych krajów Unii Europejskiej. Trzeba pamiętać, że cudzoziemiec może przebywać w Polsce legalnie, ale jego zatrudnienie bez spełnienia odpowiednich warunków będzie uznane za nielegalne.
Obecnie istnieją trzy podstawowe formy legalizacji zatrudnienia cudzoziemców. Pierwszą z nich jest procedura uproszczona, czyli oświadczenie o powierzeniu pracy, możliwe do zastosowania wobec obywateli Ukrainy, Białorusi, Gruzji, Armenii i Mołdawii. To rozwiązanie szybkie (czas rejestracji w urzędzie pracy wynosi zwykle kilka dni), ale ograniczone czasowo – do 24 miesięcy. Drugą formą jest zezwolenie na pracę typu A, wydawane przez wojewodę. Dotyczy pracowników spoza wyżej wymienionych krajów i wiąże się z większą liczbą formalności, m.in. testem rynku pracy. Trzecim rozwiązaniem jest jednolite zezwolenie na pobyt czasowy i pracę skierowane do cudzoziemców, którzy już legalnie przebywają w Polsce i chcą pozostać tu dłużej. To najbardziej wymagająca forma legalizacji, która wymaga m.in. potwierdzenia źródła dochodu, miejsca zamieszkania oraz odpowiednio skonstruowanej umowy o pracę.
W praktyce to właśnie dokumentacja staje się kluczowym elementem zarówno w legalizacji, jak i w trakcie kontroli. Niedopatrzenia, nieścisłości lub braki formalne mogą doprowadzić do uznania zatrudnienia za nielegalne nawet jeśli intencje pracodawcy były zgodne z prawem. Typowe uchybienia to np. brak podpisanych umów w odpowiedniej formie (błędy w treści umowy o pracę, umów zlecenia, umów o dzieło), brak tłumaczeń dla cudzoziemców, niedostosowanie warunków pracy do treści zezwolenia, czy nieprawidłowe daty rozpoczęcia pracy.
W odpowiedzi na te wyzwania, Kancelaria Prawna Viggen oferuje wsparcie przede wszystkim w kompletowaniu i weryfikowaniu dokumentacji kadrowej w tym umów o pracę, umów cywilnoprawnych, zakresów obowiązków, informacji o warunkach zatrudnienia i wszystkich dokumentów wymaganych przez PIP, Straż Graniczną czy ZUS. Pomagamy firmom przygotować się do kontroli lub wspieramy je w ich trakcie, analizujemy akta osobowe, sprawdzamy poprawność dokumentów pobytowych, weryfikujemy terminy zgłoszeń i zgodność zatrudnienia z przepisami.
Nasze doświadczenie obejmuje zarówno małe firmy, jak i duże przedsiębiorstwa działające na terenie całej Polski. Uczestniczymy w postępowaniach kontrolnych, pomagamy przygotować wyjaśnienia, odwołania, korekty dokumentacji oraz reprezentujemy pracodawców przed organami administracyjnymi. Wiemy, na co zwracają uwagę inspektorzy, jakie błędy pojawiają się najczęściej i jak skutecznie im przeciwdziałać.
Zatrudnianie cudzoziemców może być w pełni legalne, bezpieczne i korzystne dla firmy o ile prowadzone jest w sposób zgodny z obowiązującymi przepisami i poparte właściwie przygotowaną dokumentacją. Dlatego warto z wyprzedzeniem zadbać o to, aby umowy, zgłoszenia, deklaracje i procedury były zgodne z wymogami prawa.
Masz kontrolę lub chcesz się do niej przygotować? Chcesz mieć pewność, że Twoja dokumentacja jest kompletna i zgodna z przepisami?
Skontaktuj się z nami – wspieramy pracodawców w trakcie kontroli oraz w prawidłowym dokumentowaniu zatrudnienia cudzoziemców. Działaj zanim zrobi to urząd.
Zapraszamy do współpracy:
tel.: 509-982-577, 12 637-24-57,
e-mail: biuro11@viggen.pl
tel.: 519-140-984,
e-mail.: jak@viggen.pl
Opracowała:
Anna Nieć-Mrzygłód – Dyrektor Generalna KPV
https://kancelariaprawnaviggen.pl/