Nowelizacja ustawy o podatku od towarów i usług wprowadza istotne ułatwienia w zakresie dokumentowania eksportu towarów. Przedsiębiorcy uzyskają możliwość wykazania prawa do zastosowania zerowej stawki VAT nie tylko na podstawie dokumentów celnych, lecz również przy wykorzystaniu określonych dowodów przewozowych i dokumentacji potwierdzającej przywóz towarów do państwa trzeciego. Zmiana ma znaczenie przede wszystkim dla firm prowadzących działalność międzynarodową, które dotychczas ponosiły konsekwencje opóźnień w uzyskiwaniu urzędowych potwierdzeń wywozu.
Dokumentowanie eksportu towarów od lat stanowi jeden z istotnych problemów praktycznych w rozliczeniach podatku VAT. W obrocie międzynarodowym przedsiębiorca nie zawsze ma bezpośredni wpływ na termin otrzymania dokumentów potwierdzających zakończenie procedury wywozu. Pomimo prawidłowego przeprowadzenia transakcji, dostarczenia towaru zagranicznemu kontrahentowi i uzyskania zapłaty, brak odpowiedniego potwierdzenia celnego mógł powodować konieczność przesunięcia momentu zastosowania preferencyjnej stawki podatku.
Ustawodawca dostrzegł ten problem i zdecydował się na rozszerzenie katalogu dokumentów, które mogą stanowić podstawę zastosowania stawki 0% VAT przy eksporcie towarów. Zgodnie z dotychczasowym brzmieniem przepisów ustawy o podatku od towarów i usług zasadniczym dokumentem umożliwiającym zastosowanie stawki 0% VAT było potwierdzenie wywozu towarów poza terytorium Unii Europejskiej przez właściwy organ celny. W praktyce przedsiębiorcy najczęściej posługiwali się elektronicznym komunikatem CC599C, generowanym w ramach Systemu Kontroli Eksportu AES.
Problem pojawiał się wówczas, gdy dokument potwierdzający zakończenie procedury wywozu nie docierał do eksportera w terminie przewidzianym przepisami podatkowymi. W rezultacie przedsiębiorca, mimo że faktycznie zrealizował eksport, nie zawsze mógł wykazać transakcję ze stawką 0% VAT w odpowiednim okresie rozliczeniowym. Nowelizacja ustawy o VAT z 8 października 2026 r. zmienia dotychczasowe podejście do dokumentowania eksportu. Uzupełnienie art. 41 ustawy o VAT o ust. 6c przewiduje możliwość posługiwania się również innymi, wskazanymi przez ustawodawcę dowodami potwierdzającymi rzeczywisty wywóz towarów poza Unię Europejską.
W praktyce oznacza to, że przedsiębiorca nie będzie musiał opierać się wyłącznie na dokumentacji uzyskanej od administracji celnej państwa eksportu. W określonych sytuacjach wystarczające będzie posiadanie odpowiedniej dokumentacji transportowej lub dokumentów potwierdzających dokonanie odprawy celnej w państwie przeznaczenia. Nowe przepisy przewidują trzy zasadnicze kategorie dokumentów alternatywnych wobec potwierdzenia wywozu wydanego przez właściwy organ celny.
Pierwszą z nich stanowią dokumenty przewozowe wystawione przez przewoźnika lub spedytora odpowiedzialnego za wywóz towarów. Istotne jest, aby dokumentacja jednoznacznie potwierdzała dostarczenie towaru do miejsca przeznaczenia znajdującego się poza terytorium Unii Europejskiej. Ustawodawca uwzględnił przy tym realia współczesnego obrotu gospodarczego, dopuszczając również dokumenty udostępniane w systemach elektronicznych przewoźników i spedytorów.
Drugą kategorię stanowią dokumenty operatorów pocztowych, które potwierdzają dostarczenie przesyłki do miejsca docelowego poza UE. Rozwiązanie to ma szczególne znaczenie dla przedsiębiorców realizujących sprzedaż wysyłkową oraz dostawy towarów w ramach handlu elektronicznego.
Trzecią możliwością jest wykorzystanie dokumentu wydanego przez administrację celną państwa spoza Unii Europejskiej, potwierdzającego przywóz i odprawę celną towarów na jego terytorium. W takim przypadku konieczne będzie również posiadanie pisemnego oświadczenia nabywcy potwierdzającego otrzymanie towaru.
Warto podkreślić, że nie chodzi o dowolne dokumenty handlowe czy księgowe. Ich treść i wzajemna spójność powinny pozwalać na wykazanie, że konkretna dostawa rzeczywiście doprowadziła do wywozu towarów poza obszar celny Unii Europejskiej. Rozszerzenie katalogu dowodów nie oznacza rezygnacji z podstawowych warunków stosowania stawki 0% VAT. Zmienia się przede wszystkim sposób wykazywania spełnienia przesłanki eksportu, nie zaś sam charakter tej czynności. Dla celów podatkowych nadal decydujące znaczenie ma rzeczywiste przemieszczenie towarów poza terytorium Unii Europejskiej w następstwie dokonanej dostawy. Sam fakt zawarcia umowy sprzedaży, wystawienia faktury czy otrzymania zapłaty od zagranicznego kontrahenta nie przesądza jeszcze o prawie do zastosowania zerowej stawki VAT.
Z tego względu szczególną ostrożność należy zachować przy kompletowaniu dokumentacji. Przykładowo potwierdzenie przelewu bankowego dowodzi wykonania zobowiązania pieniężnego, ale nie potwierdza, że towar opuścił terytorium UE. Również samo oświadczenie nabywcy o otrzymaniu przesyłki, bez wymaganego dodatkowego dokumentu celnego, nie będzie wystarczającą podstawą do skorzystania z rozwiązania przewidzianego dla trzeciej kategorii dowodów. W interesie eksportera pozostaje zatem takie zorganizowanie obiegu dokumentów, aby można było bezspornie powiązać konkretną dostawę, jej przedmiot, przewożony towar oraz miejsce jego przeznaczenia.
Nowelizacja nie znosi obowiązku posiadania dowodów wywozu w terminach określonych w ustawie o VAT. Co do zasady podatnik powinien dysponować odpowiednimi dokumentami przed upływem terminu do złożenia deklaracji podatkowej za okres, w którym dokonał dostawy. W przypadku rozliczeń miesięcznych termin ten przypada zasadniczo 25. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym powstał obowiązek rozliczenia. Jeżeli przedsiębiorca nie posiada wymaganych dowodów w tym terminie, zastosowanie znajdują mechanizmy przewidziane w ustawie dotyczące późniejszego wykazania eksportu oraz ewentualnego rozliczenia według stawki krajowej, jeżeli również w kolejnym okresie nie zostaną zgromadzone odpowiednie dokumenty. Istotne jest więc nie tylko to, jakie dokumenty przedsiębiorca może przedstawić, ale również kiedy je otrzyma i czy ich treść rzeczywiście potwierdza dokonanie wywozu..
Podsumowując, nowe rozwiązanie może ograniczyć konieczność czasowego stosowania krajowej stawki VAT w sytuacji, w której wywóz towarów został faktycznie zrealizowany, a przedsiębiorca dysponuje innymi wiarygodnymi dowodami jego dokonania. Nie oznacza to jednak, że każda dokumentacja przewozowa automatycznie uprawni do zastosowania stawki 0%. W praktyce znaczenie będzie miała możliwość jednoznacznego ustalenia, jakiej transakcji dotyczy dokument, kto odpowiadał za transport, gdzie znajdowało się miejsce dostarczenia towaru oraz czy zgromadzone informacje pozostają ze sobą zgodne.
Należy również zwrócić uwagę na pytanie dotyczące możliwości wykorzystywania dowodów innych niż wymienione wprost w nowym art. 41 ust. 6c ustawy o VAT. Wymaga ono analizy ostatecznego brzmienia regulacji, jej relacji z pozostałymi przepisami oraz dotychczasowego orzecznictwa sądów administracyjnych i Trybunału Sprawiedliwości Unii Europejskiej. Dlatego przedsiębiorcy prowadzący eksport nie powinni traktować nowelizacji jako zachęty do ograniczania dokumentacji. Przeciwnie, warto już na etapie organizowania dostawy ustalić, jakie dokumenty będą pozyskiwane od przewoźnika, spedytora lub zagranicznego kontrahenta.
Zmiany w przepisach podatkowych, podobnie jak regulacje dotyczące transportu, logistyki i międzynarodowego obrotu gospodarczego, bezpośrednio wpływają na bezpieczeństwo prowadzenia działalności gospodarczej. Nawet pozornie niewielka zmiana w zakresie obowiązków dokumentacyjnych może mieć istotne konsekwencje dla rozliczeń podatkowych, płynności finansowej i odpowiedzialności przedsiębiorcy.
Kancelaria Prawna Viggen od 26 lat wspiera przedsiębiorców, zapewniając obsługę prawną opartą na znajomości przepisów oraz rzeczywistych mechanizmów funkcjonowania biznesu. Nasze podejście nie ogranicza się do przytaczania regulacji. Analizujemy ich praktyczne skutki, identyfikujemy ryzyka i poszukujemy rozwiązań, które pozwalają przedsiębiorcom bezpiecznie prowadzić działalność.
W przypadku eksportu towarów właściwe przygotowanie dokumentacji może przesądzać o prawie do zastosowania stawki 0% VAT i ograniczeniu ryzyka zakwestionowania rozliczeń przez organy podatkowe. Dlatego warto odpowiednio wcześnie zweryfikować stosowane procedury, umowy z przewoźnikami i spedytorami oraz sposób archiwizowania dowodów dostawy.
Zapraszamy przedsiębiorców do współpracy z Kancelarią Prawną Viggen. Wspieramy firmy w rozwiązywaniu problemów prawnych, interpretacji nowych regulacji oraz zabezpieczaniu ich interesów w relacjach z kontrahentami i instytucjami publicznymi.
Wierzymy, że prawo gospodarcze powinno powstawać z udziałem tych, którzy każdego dnia ponoszą odpowiedzialność za prowadzenie firm, zatrudnianie pracowników, inwestowanie i finansowanie rozwoju polskiej gospodarki. Dlatego zachęcamy również do poznania inicjatywy Stowarzyszenia MyPrzedsiębiorcy, której idea opiera się na zasadzie: „Nic o nas bez nas”.
To przestrzeń dla przedsiębiorców, ekspertów, prawników i wszystkich osób, którym zależy na rzeczywistym wpływie środowiska gospodarczego na kształt stanowionego prawa. Celem inicjatywy jest wypracowywanie konkretnych rozwiązań legislacyjnych, przedstawianie ich decydentom oraz budowanie silnej reprezentacji przedsiębiorców ponad podziałami branżowymi.
Zachęcamy do zapoznania się z działalnością Stowarzyszenia i dołączenia do inicjatywy: https://my-przedsiebiorcy.pl/#dolacz
Zapraszamy również do śledzenia publikacji, komentarzy prawnych i materiałów eksperckich Kancelarii Prawnej Viggen w naszych mediach społecznościowych. Dzielimy się tam informacjami o zmianach w prawie, ich praktycznych konsekwencjach oraz działaniach podejmowanych na rzecz przedsiębiorców.
Zapraszamy do współpracy:
tel.: 509-982-577, 12 637-24-57,
e-mail: biuro11@viggen.pl
tel.: 519-140-984,
e-mail.: jak@viggen.pl
Przygotowała:
Monika Bednarz
Radca Prawny- p.o. kierownika działu procesowego
Kancelaria Prawna Viggen sp.j.