W 2027 roku po raz kolejny przeprowadzony zostanie tzw. ponowny autozapis do Pracowniczych Planów Kapitałowych. Oznacza to, że osoby, które wcześniej zrezygnowały z dokonywania wpłat do PPK, będą musiały ponownie złożyć deklarację rezygnacji, jeżeli nadal nie chcą uczestniczyć w programie. Dla pracodawców oznacza to natomiast konieczność odpowiedniego przygotowania się do zmian, zarówno od strony organizacyjnej, jak i finansowej.
Ponowny autozapis odbywa się co cztery lata. Pierwszy miał miejsce w 2023 roku, a kolejny został przewidziany na 2027 rok. Zgodnie z obowiązującymi przepisami, złożone wcześniej deklaracje o rezygnacji z dokonywania wpłat do PPK utracą swoją skuteczność z dniem 1 marca 2027 roku. Dotyczy to zarówno osób, które były już uczestnikami PPK i następnie zrezygnowały z dokonywania wpłat, jak również pracowników, którzy nie zostali zapisani do programu właśnie z powodu wcześniejszego złożenia deklaracji rezygnacji.
W praktyce oznacza to, że pracownik, który nadal nie chce uczestniczyć w PPK, będzie musiał ponownie złożyć odpowiednią deklarację. Będzie to możliwe najwcześniej od 1 marca 2027 roku. Sam fakt złożenia rezygnacji kilka lat wcześniej nie będzie wystarczający, aby uniknąć ponownego objęcia wpłatami.
Jeżeli pracownik nie złoży nowej deklaracji rezygnacji, pracodawca będzie zobowiązany do rozpoczęcia dokonywania wpłat do PPK. W przypadku wynagrodzenia wypłaconego w marcu 2027 roku wpłaty powinny zostać naliczone i pobrane, a następnie przekazane do instytucji finansowej w terminie od 1 do 15 kwietnia 2027 roku. Jeżeli dana osoba nie była dotychczas uczestnikiem PPK, konieczne będzie również zawarcie w jej imieniu umowy o prowadzenie PPK.
Przepisy nakładają na pracodawców również konkretny obowiązek informacyjny. Do końca lutego 2027 roku pracodawca powinien poinformować osoby, które do momentu przekazania tej informacji złożyły deklarację rezygnacji z dokonywania wpłat do PPK, o obowiązku dokonywania za nie wpłat do programu od 1 kwietnia 2027 roku. Warto więc już wcześniej zweryfikować dokumentację pracowniczą i przygotować odpowiednią komunikację z pracownikami.
Ponowny autozapis nie będzie jednak dotyczył wszystkich zatrudnionych. Mechanizm ten obejmuje osoby, które ukończyły 18 lat, ale nie ukończyły 55. roku życia. Szczególne zasady dotyczą natomiast pracowników, którzy przed 1 kwietnia 2027 roku ukończą 55 lat. Nie zostaną oni objęci ponownym autozapisem automatycznie. Jeżeli będą chcieli uczestniczyć w PPK, powinni złożyć odpowiedni wniosek o zawarcie umowy o prowadzenie PPK albo o dokonywanie wpłat.
Pracodawcy powinni mieć również na uwadze, że obowiązek zawarcia umowy o prowadzenie PPK może dotyczyć także osób, które w tym czasie przebywają na zwolnieniu lekarskim albo korzystają z urlopów związanych z rodzicielstwem. Samo przebywanie na takim urlopie nie wyłącza bowiem obowiązku objęcia pracownika PPK, jeżeli spełnione są ustawowe przesłanki. W sytuacji, gdy pracownik nie otrzymuje wynagrodzenia stanowiącego podstawę do naliczenia wpłat, wpłaty nie będą oczywiście naliczane.
Dla przedsiębiorców ponowny autozapis oznacza zatem nie tylko obowiązki formalne. Wznowienie wpłat do PPK będzie miało również wpływ na koszty zatrudnienia, dlatego warto uwzględnić je w planowaniu budżetu na 2027 rok. Odpowiednio wcześniejsze przygotowanie pozwoli uniknąć sytuacji, w której na początku marca konieczne będzie jednoczesne porządkowanie dokumentacji, informowanie pracowników i dostosowywanie systemów kadrowo-płacowych.
W naszej ocenie pracodawcy powinni już teraz sprawdzić, którzy pracownicy mogą zostać objęci ponownym autozapisem, oraz zweryfikować obowiązujące w firmie procedury związane z PPK. Pozwoli to spokojnie przygotować się do zmian i ograniczyć ryzyko błędów przy naliczaniu i przekazywaniu wpłat.
Od 26 lat jesteśmy liderem prawa pracy w Polsce. Na co dzień wspieramy przedsiębiorców oraz osoby fizyczne w sprawach związanych z zatrudnieniem, wynagrodzeniami, obowiązkami pracodawców oraz stosowaniem przepisów prawa pracy. Pomagamy również w praktycznym przygotowaniu firm do zmian w przepisach i właściwym zabezpieczeniu ich interesów.
Jeżeli mają Państwo pytania dotyczące ponownego autozapisu do PPK albo chcą Państwo zweryfikować, jak nowe obowiązki będą wyglądały w konkretnej firmie, zapraszamy do kontaktu z naszymi ekspertami.
Zachęcamy również do obserwowania naszych profili w mediach społecznościowych. Publikujemy tam na bieżąco informacje o najważniejszych zmianach w prawie pracy oraz praktyczne wskazówki dla pracodawców i pracowników.
Zapraszamy do współpracy:
tel.: 509-982-577, 12 637-24-57,
e-mail: biuro11@viggen.pl
tel.: 519-140-984,
e-mail.: jak@viggen.pl
Przygotowała:
Monika Bednarz
Radca Prawny- p.o. kierownika działu procesowego
Kancelaria Prawna Viggen sp.j.