Od 5 marca 2026 r. weszły w życie zaktualizowane regulacje prawne regulujące pobyt oraz zatrudnianie obywateli Ukrainy na terenie Polski. Chociaż wybrane instrumenty prawne stworzone bezpośrednio po wybuchu konfliktu zbrojnego przestały obowiązywać, ustawodawca utrzymał kluczowe ułatwienia pozwalające na sprawne i zgodne z prawem angażowanie pracowników z Ukrainy.
Szczególne znaczenie dla podmiotów zatrudniających ma ustanowiony trzyletni okres przejściowy, zaplanowany do 5 marca 2029 r. Na jego mocy rekrutacja wielu obywateli Ukrainy w dalszym ciągu może odbywać się w ramach uproszczonej ścieżki, bazującej na zgłoszeniu do urzędu pracy. Jednocześnie ochrona czasowa dla migrantów z Ukrainy została wydłużona do 4 marca 2027 r. Jednostki posiadające ten status zachowują prawo do legalnego przebywania i świadczenia pracy w Polsce bez wymogu zdobywania formalnego zezwolenia na pracę.
Oficjalnym dowodem posiadania wspomnianego statusu pozostaje identyfikator PESEL UKR. Równolegle wprowadzone zostały nowe restrykcje, włączając w to obligujący wymóg wyrobienia numeru PESEL UKR w ciągu 30 dni od momentu przekroczenia polskiej granicy. Zaniechanie tego kroku może nieść za sobą skutek w postaci utraty ochrony czasowej. Ponadto obywatele, którzy zawnioskowali o PESEL jedynie na bazie oświadczenia, bez okazania dokumentu paszportowego, są zobowiązani uwierzytelnić swoje dane osobowe do 31 sierpnia 2026 r.
Z perspektywy pracodawców fundamentalną wiadomością jest fakt, że uchodźcy z Ukrainy objęci ochroną czasową wciąż są uprawnieni do świadczenia pracy bez konieczności ubiegania się o tradycyjne zezwolenia pracownicze. Firma musi jednak bezwzględnie dopilnować przesłania stosownego zawiadomienia do odpowiedniego Powiatowego Urzędu Pracy w nieprzekraczalnym terminie 7 dni od momentu podjęcia zatrudnienia przez cudzoziemca. Konieczność ponownego dopełnienia tej procedury występuje także wtedy, gdy modyfikacji ulegają warunki kontraktu, na przykład: zmiana formy umowy, modyfikacja stanowiska bądź profilu obowiązków, redukcja etatu czy obniżenie pensji. Spóźnienie lub brak zgłoszenia grozi sankcją finansową w postaci grzywny wynoszącej od 1 000 zł do 3 000 zł.
Znowelizowane prawo wprowadza także opcję wyjątkowo korzystną dla właścicieli firm zatrudniających Ukraińców, którzy mieszkają w Polsce legalnie, lecz nie posiadają statusu UKR. W oparciu o przepisy przejściowe, aż do 5 marca 2029 r., również te osoby mają prawo wykonywać obowiązki zawodowe na podstawie uproszczonego powiadomienia o powierzeniu pracy.
To oznacza, że przez nadchodzące trzy lata gros przedsiębiorstw zachowa możliwość korzystania z ułatwionych mechanizmów legalizacyjnych, omijając pełną i czasochłonną procedurę wnioskowania o standardowe zezwolenia na pracę. Równolegle należy pamiętać, że obywatele Ukrainy w dalszym ciągu mogą podejmować zatrudnienie na bazie oświadczeń o powierzeniu wykonywania pracy, klasycznych zezwoleń typu A lub zezwoleń na pracę sezonową. Przy umowach opartych na nowych decyzjach o pobycie czasowym i pracy, wydanych po 5 marca 2026 r., wysyłanie dodatkowego zgłoszenia do urzędu pracy nie jest już wymagane.
Opisywane modyfikacje nie stanowią całkowitej rewolucji, niemniej zmuszają pracodawców do zachowania większej skrupulatności podczas weryfikowania legalności zatrudnienia. W codziennej praktyce uchybienia najczęściej dotyczą raportowania zmian w warunkach płacowo-kadrowych, niedopatrzenia kluczowych dat oraz błędnej oceny bieżącego statusu pobytowego pracownika. Z tego względu rekomenduje się systematyczne przeprowadzanie weryfikacji akt pracowniczych i wewnętrznych procedur kadrowych powiązanych z obsługą obcokrajowców.
Nasza Kancelaria od ponad 26 lat wspiera podmioty gospodarcze w obszarze prawa pracy, legalizacji pobytu i pracy cudzoziemców, postępowań przed Państwową Inspekcją Pracy oraz całościowej obsługi prawno-kadrowej. Pomagamy menedżerom bezkolizyjnie implementować nowe regulacje, redukować ryzyko kar finansowych oraz tworzyć bezpieczne, zgodne z prawem mechanizmy zatrudniania.
Jeżeli w Twoim zespole pracują obywatele Ukrainy bądź rozważasz rekrutację pracowników z rynków zagranicznych, zachęcamy do kontaktu z naszymi doradcami. Wspólnie wypracujemy strategię dopasowaną do specyfiki i wymogów Twojego przedsiębiorstwa. Zapraszamy ponadto do odwiedzania naszych profili w kanałach społecznościowych, gdzie regularnie analizujemy i wyjaśniamy najważniejsze zmiany w przepisach prawa pracy.
Zapraszamy do współpracy:
tel.: 509-982-577, 12 637-24-57,
e-mail: biuro11@viggen.pl
tel.: 519-140-984,
e-mail.: jak@viggen.pl
Przygotowała:
Monika Bednarz
Radca Prawny- p.o. kierownika działu procesowego
Kancelaria Prawna Viggen sp.j.